RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa: giải pháp kiểm soát hàng hóa

Ngành mỹ phẩm và nước hoa có nhiều điểm đặc thù: sản phẩm nhỏ gọn, giá trị cao, bày trực tiếp trên kệ trưng bày mở. Tỷ lệ thất thoát hàng hóa của ngành này đang ở mức 2,14% doanh thu, cao hơn 50% so với mức trung bình toàn ngành bán lẻ là 1,45%.

Những đặc điểm trên khiến mỗi sản phẩm thất thoát đều gây tổn thất lớn hơn các ngành bán lẻ khác, trong khi tồn kho lại khó kiểm soát chính xác hơn vì hàng nhỏ, đa dạng và hay luân chuyển liên tục giữa kho tổng và cửa hàng.

Bài viết dưới đây phân tích cụ thể mô hình hệ thống RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa, cùng với các ứng dụng thực tế của công nghệ này để giải quyết các bài toán trên. 

Các điểm đặc thù của ngành mỹ phẩm và nước hoa

Hai ngành này có nhiều đặc điểm riêng ít thấy ở ngành khác, từ kích thước sản phẩm, cách trưng bày đến cấu trúc chuỗi. Những yếu tố ày khiến việc quản lý hàng hóa khó hơn phần lớn các ngành bán lẻ khác.

Sản phẩm nhỏ gọn, có giá trị cao

Mỹ phẩm và nước hoa thường có kích thước nhỏ, các sản phẩm đều có thể cầm gọn trong lòng bàn tay. Giá trị mỗi sản phẩm dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng và được bày trực tiếp trên quầy mở. Đây là đặc điểm rủi ro khác hẳn ngành bán quần áo hay đồ gia dụng, nơi sản phẩm có kích thước lớn hơn và khó mang ra khỏi cửa hàng hơn.

Danh mục sản phẩm rộng

Một chuỗi mỹ phẩm quản lý hàng trăm đến vài nghìn SKU, bao gồm nhiều phiên bản màu sắc, dung tích và phiên bản giới hạn theo mùa. Bên cạnh hàng bán, mỗi cửa hàng còn bày sẵn sản phẩm dùng thử cho khách. Đây là một nhóm hàng quản lý riêng mà barcode không theo dõi được theo thời gian thực. Khi sản phẩm dùng thử thất lạc hoặc đặt nhầm vị trí, số liệu tồn kho sẽ xuất hiện sai lệch.

Thiết kế sản phẩm khó phân biệt

Son môi có thể ra 20 đến 30 màu trong cùng một dòng, có thiết kế vỏ ngoài gần như giống hệt nhau và chỉ khác mã màu nhỏ in ở đáy hộp. Nhân viên kiểm kê bằng mắt hoặc quét barcode rất dễ nhầm màu. 

Hàng theo mùa và bộ sưu tập giới hạn

Ngành mỹ phẩm liên tục ra bộ sưu tập theo mùa: màu son Tết, bộ dưỡng da thu đông, set quà Valentine. Các bộ sưu tập này có vòng đời bán hàng ngắn và hạn sử dụng cố định. Khi hàng mùa mới về, hàng mùa trước không tự động được ưu tiên xuất trước mà thường bị đẩy ra sau hoặc lẫn vào nhau trong kho của cửa hàng. Kết quả là các bộ sưu tập cũ nằm lại đến khi gần hết hạn mới phát hiện, lúc đó chỉ còn cách giảm giá sâu hoặc hủy hàng.

Thực trạng quản lý hàng hóa tại các chuỗi mỹ phẩm và nước hoa

Sản phẩm nhỏ, thiết kế khó phân biệt và hàng thay đổi liên tục theo mùa khiến việc nắm chính xác tồn kho bằng quy trình thủ công gần như không thể. Hầu hết các chuỗi mỹ phẩm và nước hoa đang gặp phải các vấn đề sau:

• Kiểm kê mỗi đợt mất nửa ngày đến cả ngày cho một cửa hàng, nhân viên phải lấy từng hộp ra khỏi ngăn và quét từng mã vạch một trong khi vẫn phải phục vụ khách.
• Tồn kho vẫn sai sau khi kiểm kê xong vì không ai ghi lại hàng mẫu, hàng điều chuyển và hàng khách thử
• Nhầm màu khi xuất hàng hoặc bổ sung hàng lên kệ vì nhiều các mẫu trong cùng một dòng sản phẩm trông gần như giống nhau.
• Bộ sưu tập theo mùa bị phát hiện gần hết hạn khi đã quá trễ để xử lý, chỉ còn cách giảm giá sâu hoặc hủy cả lô.
• Số liệu giữa các cửa hàng không khớp nhau, quản lý không biết cửa hàng nào đang thiếu hàng để điều chuyển kịp.

Nguyên nhân chung của tất cả những vấn đề trên không phải do quy trình hay nhân viên mà do giới hạn của công nghệ đang dùng. Barcode không được thiết kế để theo dõi hàng hóa theo từng sản phẩm riêng lẻ và liên tục trong suốt quá trình vận hành.

RFID giải quyết các bài toán đó như thế nào?

Mỗi sản phẩm trong chuỗi mỹ phẩm khi được gắn thẻ RFID sẽ mang một mã số riêng biệt. Nhân viên dùng đầu đọc RFID cầm tay quét qua kệ hàng hoặc thao tác trên phần mềm để cập nhật tồn kho, thay vì phải lấy từng hộp ra và đọc từng mã vạch một.

Theo dõi từng sản phẩm riêng lẻ

Barcode quản lý hàng theo mã hàng chung của cả dòng sản phẩm. RFID gắn mã số riêng cho từng sản phẩm, từng chai, từng hộp. Khi nhân viên quét đầu đọc qua kệ, hệ thống biết chính xác màu nào đang còn, màu nào đã hết, không cần đọc nhãn bằng mắt hay lấy hộp xuống kiểm tra.

Tăng tốc độ kiểm kê, không cần đóng cửa hàng

Nhân viên cầm đầu đọc RFID đi dọc kệ hàng, quét được hàng trăm sản phẩm trong vài phút mà không cần lấy từng hộp xuống hay ngừng phục vụ khách. Chuỗi 10 cửa hàng có thể kiểm kê đồng thời trong cùng ngày, quản lý nhìn thấy số tồn kho của tất cả cửa hàng trên cùng một hệ thống.

Phát hiện sai lệch tồn kho sớm

Cổng RFID đặt tại cửa ra vào ghi nhận mọi sản phẩm đi qua. Khi số ghi nhận qua cổng không khớp với số ghi nhận qua POS, hệ thống cảnh báo ngay thay vì chờ đến cuối tuần kiểm kê mới phát hiện. Doanh nghiệp xử lý sớm hơn và hạn chế được thất thoát tích lũy qua nhiều ngày.

Theo dõi hạn sử dụng theo lô

Thẻ RFID được gắn ngay từ bước nhập kho, ghi nhận lô hàng và thời gian nhập. Khi sản phẩm sắp đến hạn, hệ thống thông báo để nhân viên ưu tiên xuất trước hoặc chuyển sang cửa hàng bán nhanh hơn. Từ đó các lô hàng sắp hết hạn được xử lý kịp thời.

Đồng bộ số liệu tồn kho giữa kho tổng và cửa hàng

Mỗi lần điều chuyển hàng, sản phẩm đi qua cổng RFID và được ghi nhận tại cả điểm xuất và điểm nhận. Kho tổng và từng cửa hàng đều thấy cùng một con số tồn kho, quản lý chuỗi có thể điều hàng giữa các cửa hàng ngay khi phát hiện chênh lệch thay vì chờ báo cáo cuối ngày. Từ đó tình trạng một cửa hàng thiếu hàng trong khi cửa hàng khác tồn dư được xử lý kịp thời.

Lưu ý khi triển khai hệ thống RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa

Vỏ chai thủy tinh, chất lỏng và bao bì kim loại là đặc điểm phổ biến của sản phẩm nước hoa và mỹ phẩm. Đây là lý do ngành này cần giải pháp gắn thẻ riêng so với ngành thời trang hay đồ gỗ.

Chất lỏng và kim loại ảnh hưởng đến khả năng đọc thẻ RFID

Chai nước hoa làm bằng thủy tinh chứa chất lỏng bên trong cùng nắp bơm kim loại có thể làm giảm khả năng đọc của thẻ RFID tiêu chuẩn. Giải pháp là dùng thẻ RFID chuyên dụng được thiết kế cho bao bì chứa chất lỏng, dán tại vị trí tối ưu như cổ chai hoặc đáy nắp nơi không có chất lỏng tiếp xúc trực tiếp.

Lựa chọn loại thẻ phù hợp cho sản phẩm có kích thước nhỏ

Son môi và serum có diện tích bề mặt gắn thẻ khá nhỏ, nếu chọn tem RFID không phù hợp sẽ lộ ra ngoài và ảnh hưởng đến thiết kế bao bì của thương hiệu. Lựa chọn đúng loại thẻ RFID tích hợp vào nhãn sản phẩm hoặc đặt bên trong hộp sẽ không thay đổi diện mạo bao bì.

Hệ thống RFID cho chuỗi mỹ phẩm và nước hoa

Hệ thống RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa bao gồm phần cứng RFID, phần mềm quản lý và quy trình vận hành phối hợp với nhau. Các thành phần này được thiết kế để làm việc đồng bộ, cho phép tích hợp với hệ thống POS hay ERP đang sử dụng.

Các thành phần phần cứng và phần mềm

Hệ thống RFID bao gồm thẻ RFID chuyên dụng cho bao bì chứa chất lỏng và kim loại, đầu đọc RFID cầm tay cho kiểm kê tại quầy kệ, cổng RFID tại điểm nhận hàng và cửa ra vào cửa hàng, phần mềm quản lý hiển thị tồn kho theo từng cửa hàng và phát cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức quy định. Hệ thống có thể tích hợp với POS và ERP hiện có.

Quy trình vận hành sau khi triển khai

Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, nhân viên gắn thẻ RFID tại điểm nhận hàng và dùng đầu đọc quét toàn bộ lô để cập nhật tồn kho vào hệ thống. Mỗi lần điều chuyển hàng ra cửa hàng, nhân viên quét thẻ RFID qua cổng RFID tại điểm xuất và điểm nhận để xác nhận số lượng, hệ thống tự đối chiếu và báo ngay nếu có chênh lệch.

Quy trình kiểm kê định kỳ tại cửa hàng chỉ cần một nhân viên cầm đầu đọc đi dọc kệ, toàn bộ dữ liệu được cập nhật trong vài phút.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên triển khai RFID

Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa khi nhận thấy các dấu hiệu như sau:

• Kiểm kê mỗi đợt mất hơn nửa ngày cho một cửa hàng và ảnh hưởng đến việc phục vụ khách trong giờ vận hành.
• Tồn kho vẫn sai sau khi kiểm kê xong mà không tìm được nguyên nhân cụ thể.
• Chuỗi đang mở rộng từ 3 cửa hàng trở lên và số liệu giữa các điểm bán bắt đầu không khớp nhau.
• Có sản phẩm giá trị cao từ 500.000 VNĐ trở lên và tỷ lệ thất thoát chưa được đo cụ thể.
• Hàng bộ sưu tập theo mùa thường xuyên bị phát hiện gần hết hạn mà không có cảnh báo trước.

Cửa hàng với ít mã hàng và tốc độ bán chậm chưa cần đến RFID. Barcode kết hợp phần mềm quản lý đơn giản vẫn đủ đáp ứng ở quy mô đó. Với chuỗi từ 3 cửa hàng trở lên hoặc từ 500 mã hàng trở lên, đây là quy mô mà chi phí vận hành thủ công bắt đầu cao hơn chi phí đầu tư vào hệ thống RFID.

Đoạn kết

Mỹ phẩm và nước hoa là hai ngành bán lẻ có tỷ lệ thất thoát cao hơn mức trung bình do các đặc thù của ngành. Ứng dụng công nghệ RFID trong chuỗi mỹ phẩm và nước hoa sẽ giúp giải quyết các bài toán này: theo dõi từng sản phẩm theo thời gian thực, kiểm kê nhanh không gián đoạn vận hành và đồng bộ dữ liệu toàn chuỗi. 

Nếu bạn đang vận hành chuỗi mỹ phẩm hoặc nước hoa và muốn ước tính chi phí đầu tư cũng như thời gian hoàn vốn cụ thể cho quy mô của mình, hãy sử dụng công cụ tính ROI của Trackify tại đây.

Trackify là đơn vị tiên phong trong trong tư vấn và triển khai các giải pháp RFID tại Việt Nam. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án RFID đa lĩnh vực – từ quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng logistics tới hệ thống kiểm soát ra vào cho các doanh nghiệp như Heineken, Panasonic, Decathlon, Cosmos – Trackify hiểu rõ yêu cầu đặc thù của từng ngành và cách giải quyết các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Đội ngũ chuyên môn RFID của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp với mức giá tối ưu nhất cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Trackify qua số điện thoại 0778.333.000, gửi email tới contact@trackify.vn hoặc điền form liên hệ Tại đây để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá cụ thể.