Mỗi lô hàng gia công cho GAP phải đảm bảo số lượng chính xác theo từng PO (Purchase Order – đơn đặt hàng) trước khi xuất đi. Với quy trình kiểm đếm thủ công, sai sót xảy ra thường xuyên và không có hồ sơ số hóa để đối chiếu khi thương hiệu kiểm toán. Trackify đã triển khai hệ thống quản lý hàng hóa RFID bằng băng tải đếm hàng RFID Tunnel tại 10 nhà máy gia công của GAP tại Việt Nam, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ đóng gói đến xuất kho.
May mặc xuất khẩu
Hệ thống quản lý hàng hóa bằng băng tải đếm hàng RFID Tunnel
10 nhà máy gia công hàng GAP tại Việt Nam
Thực trạng quản lý hàng hóa tại các nhà máy may mặc gia công
Trước khi có hệ thống RFID, toàn bộ quy trình kiểm đếm tại các nhà máy được thực hiện thủ công. Sau khi sản phẩm hoàn thiện, nhân viên đóng gói mở từng thùng, đếm thủ công từng mã hàng, đối chiếu với packing list rồi niêm phong lại. Tiến độ hoàn thành từng PO được tổng hợp vào bảng tính Excel cuối ca hoặc cuối ngày.
Quy trình thủ công dẫn tới các nhiều vấn đề xuyên suốt từ dây chuyền đóng gói đến kho thành phẩm:
- Sai sót đếm gây thiếu/thừa hàng trong thùng: Kiểm đếm thủ công phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác của nhân viên. Trong môi trường nhà máy với áp lực tiến độ cao và nhiều mã hàng chạy song song, sai lệch số lượng giữa thực tế và packing list xảy ra thường xuyên.
- Tốc độ kiểm đếm không theo kịp công suất đóng gói: Dây chuyền may có thể hoàn thiện hàng trăm sản phẩm mỗi giờ, nhưng công đoạn kiểm đếm và đóng thùng thủ công trở thành điểm nghẽn cuối trước khi xuất hàng. Mỗi thùng cần mở ra, đếm tay, đối chiếu rồi đóng lại – toàn bộ thao tác chiếm nhiều thời gian nhân công cho mỗi lô hàng lớn.
- Không theo dõi được tiến độ hoàn thành PO và tồn kho thành phẩm theo thời gian thực: Với nhiều PO chạy song song, quản lý không có cách nào biết ngay tại thời điểm bất kỳ: PO nào đã đóng gói đủ, thùng nào còn thiếu, lô nào sẵn sàng xuất hàng.
- Hồ sơ tuân thủ quy trình không đáp ứng yêu cầu kiểm toán thương hiệu: GAP thực hiện kiểm toán nhà máy định kỳ, yêu cầu chứng minh toàn bộ sản phẩm trong lô đã đi qua các công đoạn kiểm tra bắt buộc như máy dò kim loại và quy trình hút ẩm. Hồ sơ ghi tay hoặc bảng tính Excel không đủ khả năng truy xuất chi tiết theo từng sản phẩm, từng thùng.
Giải pháp quản lý hàng hóa ứng dụng công nghệ RFID
Sau khi làm việc với GAP International Sourcing Việt Nam về hệ thống quản lý hàng hóa ứng dụng RFID, Trackify đã triển khai giải pháp tại 10 nhà máy đối tác của GAP trên toàn quốc:
- Công ty Cổ phần May BGG Lạng Giang
- Công ty TNHH Daehan Global Thanh Hóa
- Công ty Cổ phần May Xuất Khẩu Hà Phong
- Công ty TNHH May Mayfair
- J & Y International Textiles Co., Ltd. (Hưng Yên)
- Công ty TNHH May Nien Hsing Ninh Bình
- Công ty Cổ phần Thời Trang Thể Thao Chuyên Nghiệp Giao Thủy (Prosports) cơ sở Giao Thủy
- Công ty Cổ phần Thời Trang Thể Thao Chuyên Nghiệp Giao Thủy (Prosports) cơ sở Hồng Thuận
- Công ty TNHH Michigan Hải Dương
- Công ty TNHH MTV JS Vina
Các nhà máy này đều gia công hàng may mặc theo đơn đặt hàng của GAP và chịu các yêu cầu kiểm soát chất lượng, số lượng nghiêm ngặt từ phía thương hiệu trước mỗi lô xuất hàng.
Hệ thống quản lý hàng hóa ứng dụng RFID do Trackify đề xuất bao gồm 5 nhóm giải pháp chính:
- Hệ thống băng tải đếm hàng RFID Tunnel: Tự động đếm và xác minh số lượng hàng may mặc bên trong thùng đã niêm phong khi thùng đi qua mà không cần mở thùng. Hệ thống có thể đọc 400 – 600 thùng mỗi giờ với độ chính xác 99,9%.
- Kiểm kê hàng hóa linh hoạt: Quét và xác minh nội dung thùng hàng ở bất kỳ vị trí nào trong nhà máy chỉ bằng cách cầm đầu đọc cầm tay hướng vào thùng hàng hoặc kệ hàng. Đầu đọc có thể quét tới 1300 thẻ/giây.
- Xác minh thẻ RFID tại trạm gấp và đóng gói: Xác nhận mỗi sản phẩm may mặc đều có thẻ RFID đang hoạt động và có thể đọc được trước khi đóng vào thùng.
- Quản lý hàng hóa thành phẩm: Theo dõi thời gian thực mức tồn kho, vị trí thùng hàng và trạng thái hoàn thành đơn hàng trên toàn bộ kho. Với RFID, mỗi thùng hàng trong kho được theo dõi tự động ngay từ khi nhập kho mà không cần xếp hàng quét mã hay ghi chép thủ công.
- Theo dõi hàng hóa qua máy dò kim loại: Tự động ghi lại mọi sản phẩm may mặc đã được kiểm tra qua máy dò kim loại, tạo nhật ký tuân thủ phục vụ hoạt động kiểm toán và hỗ trợ xuất báo cáo theo thời gian thực trên hệ thống.
- Theo dõi hàng hóa trong quy trình hút ẩm: Giám sát thời gian xử lý tại các trạm hút ẩm và cảnh báo giám sát viên nếu có sản phẩm nào xử lý chưa đủ thời gian. Hệ thống ứng dụng RFID có thể phát hiện vấn đề chất lượng ngay tại giai đoạn sản xuất, trước khi sản phẩm được đóng gói và xuất hàng. Đối với kiểm toán thương hiệu (brand audit), nhà máy có thể cung cấp hồ sơ xử lý đầy đủ và chi tiết cho từng sản phẩm.
Phần mềm quản lý hàng hóa ứng dụng RFID Tunnel
Chức năng phần mềm RFID
quản lý hàng hóa
- Quản lý PO
- Kiểm đếm hàng hóa
- Lịch sử kiểm đếm
- Quản lý thông tin cấu hình đầu đọc
Kết quả đạt được
- Công suất xử lý đạt tối đa 25 thùng/phút (400-600 thùng/giờ) với tốc độ đọc tối đa 1.200 thẻ/giây
- Toàn bộ quy trình kiểm đếm được tự động hóa, công nhân không cần mở thùng và đếm thủ công, thời gian xử lý mỗi thùng chỉ trong 4-6 giây
- Sản phẩm thiếu thẻ hoặc thẻ RFID lỗi được phát hiện và xử lý ngay tại trạm đóng gói trước khi thùng được niêm phong
- Độ chính xác kiểm đếm đạt 99,9%, giảm sai sót so với đếm tay thủ công
- Tiến độ hoàn thành từng PO và trạng thái tồn kho thành phẩm được cập nhật theo thời gian thực trên phần mềm thay vì tổng hợp thủ công cuối ca
- Hồ sơ tuân thủ quy trình máy dò kim loại và hút ẩm được số hóa, hỗ trợ truy xuất theo từng sản phẩm, theo mã EPC và theo PO, sẵn sàng cho các đợt kiểm toán của GAP
