Bất kỳ phương tiện nào vận chuyển container để xuất khẩu, khi đến cảng cần cung cấp các chi tiết như chứng từ xuất khẩu, chi tiết xe, chi tiết container và lô hàng, v.v. và kẹp chì trên container cần phải được xác nhận. Sau khi xác minh thành công, những thông tin chi tiết này cùng với ảnh của người lái xe, giấy phép lái xe và số đăng ký xe tải, sẽ có sẵn cho nhà ga và sẽ được lưu trữ tại hệ thống điều hành cảng (TOS – Terminal Operating System).
Quá trình xác minh tốn nhiều thời gian và trung bình mất khoảng 10 đến 15 phút cho mỗi phương tiện. Do đó, để tránh tắc nghẽn tại các cổng cảng, việc xác minh này được thực hiện tại khu vực đăng ký và khai báothông tin cổng vào ra cảng.
Sau khi khai báo thông tin trước cổng, các phương tiện tiến về cổng cảng. Để xác thực phương tiện, các cổng có thể sử dụng công nghệ đầu đọc ký tự quang học (OCR) hoặc RFID. OCR sẽ cần một “đường ngắm” thích hợp để đọc số xe tải, trong đó máy quét RFID có thể đọc thẻ RFID ngay khi xe tải đến gần cổng, ở gần máy quét.
Các thông tin đã thu thập được ở bước khai báo trước cổng và các thông tin trên container được camera tại cổng thu thập tự động sẽ được hiển thị trên màn hình giám sát của nhân viên an ninh để kiểm tra thực quan và thực hiện phê duyệt nếu trùng khớp. Phiếu giao nhận EIR (EIR – Equipment Interchange Receipt) sẽ được in ra, tài xế lấy lại biên lại, barier mở cho xe lưu thông vào trong cảng.
Bằng việc ứng dụng công nghệ RFID để thực hiện quy trình ra vào tự động , thời gian xác minh trung bình cho mỗi phương tiện giờ đây sẽ giảm xuống dưới nửa phút, thay vì từ 10 đến 15 phút theo cách trước đó.