Quản lý kho hàng thông minh với RFID

QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH VỚI RFID

QUẢN LÝ KHO HÀNG VÀ VAI TRÒ

Kho hàng là nơi lưu trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở mọi thời điểm. Kho hàng trong nhà máy sản xuất và chuỗi cung ứng là bộ phận không thể thiếu giúp ích cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí cũng như vận hành kho hàng tốt nhất.

Trên cơ sở cân đối lợi ích đạt được và chi phí phát sinh của việc đầu tư vào hàng tồn kho, doanh nghiệp phải quản lý kho hàng sao cho

Đảm bảo cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ gây ra
Đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm đầu ra đáp ứng nhu cầu của thị trường
Tổng chi phí của việc dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất

TẠI SAO CẦN QUẢN LÝ KHO

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng
Có thể phát hiện ra các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng khác nhau khi quản lý
Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho bằng cách quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp thường xuyên và đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm
Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
Giúp các hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chuyên nghiệp

KHÓ KHĂN VÀ THÁCH THỨC

Tốn nhiều nguồn lực kiểm kê hàng hóa tồn kho

Hai hình thức kiểm kê kho hàng phổ biến hiện nay là kiểm kê thủ công và kiểm kê bằng mã vạch (barcode). Khi diện tích kho và số lượng hàng hóa tăng lên, các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện công tác kiểm kê định kỳ để cập nhật số liệu tồn kho.

Quản lý thủ công, dễ xảy ra lỗi, sai sót do con người

Hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý kho hàng theo hình thức thủ công, chủ yếu là dựa vào sức người, sổ sách hoặc excel. Vì vậy rất dễ xảy ra tình trạng sai sót trong việc kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa trong kho.

Số liệu tồn kho không chính xác

Do việc kiêm kê, kiểm đếm được thực hiện thủ công mất nhiều thời gian. Do vậy các doanh nghiệp thường rất ngại thực hiện kiểm kê tồn kho. Một năm chỉ thực hiện 1-2 lần phục vụ lấy số liệu quyết toán. Do vậy độ chính xác số liệu tồn kho thấp, thường ở khoảng 65% – 70% so với số liệu thực tế.

Mất mát, thất lạc hàng hóa

Do không quản lý tốt vị trí để hàng, tần xuất kiểm kê định kỳ thấp nên hàng hóa hay bị thất lạc trong quá trình luân chuyển. Với các kho hàng thành phẩm có giá trị cao còn xảy ra tình trạng mất mát hàng hóa do kẻ gian lợi dụng các sơ hở trong công tác kiểm soát hàng hóa vào – ra kho.

GIẢI PHÁP

Tổng hợp những vấn đề và bất cập trong công tác quản lý và vận hành kho tại các doanh nghiệp là cơ sở để chúng tôi đề xuất phương án và phạm vi thực hiện như sau:

Triển khai phần mềm quản lý kho Trackify.WMS và chuyển đổi từ vận hành kho theo cách thủ công sang sử dụng phần mềm và thiết bị cầm tay.
Áp dụng công nghệ định danh hàng hóa mới dựa trên công nghệ Barcode và RFID để loại bỏ các sai sót và giảm thiểu nguồn lực do các thao tác thủ công.
Trang bị thiết bị cầm tay và ứng dụng di động để nâng cao hiệu suất và tính tiện lợi trong vận hành kho.
Xây dựng các báo cáo trực quan về các số liệu và tình trạng vận hành kho.

LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH

KIẾN TRÚC PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO - TRACKIFY.WMS

CÁC NHÓM CHỨC NĂNG CHÍNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TRACKIFY.WMS

Nhóm chức năng Inbound

Nhập hàng - Receiving: Nhận hàng bao gồm việc kiểm soát việc giao hàng đến kho của bạn với số lượng chính xác của sản phẩm mong muốn - có chất lượng phù hợp vào đúng thời điểm. Theo đó, quá trình này có thể được chia thành những quá trình nhỏ hơn:
- Tạo đơn đặt hàng
- Chuẩn bị không gian trong nhà kho
- Dỡ hàng (thủ công hoặc tự động)
- Kiểm đếm và xác minh thông tin hàng hóa
- Cập nhật vào cơ sở dữ liệu
Xếp hàng – Putaway: Xếp hàng là quá trình sắp xếp hàng hóa đến vị trí tối ưu trong nhà kho. Ở đây, việc xác định chính xác từng SKU và đưa nó đến vị trí phù hợp nhất là điều quan trọng. Điều kiện bảo quản cũng rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên. Các kỹ thuật phân lô và quản lý không gian cũng như thiết kế kho tổng thể là rất quan trọng để hợp lý hóa các hoạt động này và sử dụng không gian hiệu quả nhất.

Trả hàng - Return: Trả hàng là điều mà hầu hết các công ty mong muốn sẽ không bao giờ xảy ra, nhưng thật không may, họ cũng là một phần của hệ thống quản lý kho hàng, đặc biệt là đối với thương mại điện tử. Rõ ràng, quản lý việc trả lại hàng và hoàn lại tiền là một công việc phức tạp và cần được chú ý đặc biệt. Các đơn vị bị trả lại phải được xác định, phân loại và xử lý thích hợp, cho dù đó là bằng cách đưa chúng trở lại kệ, gửi đi sửa chữa, loại bỏ, trả lại cho nhà sản xuất, v.v.

Nhóm chức năng Outbound

Lấy hàng - Picking: Lấy hàng là quá trình tập hợp hàng hóa từ nơi lưu giữ trong kho theo đơn đặt hàng của khách hàng. Đây được coi là công đoạn tốn nhiều công sức, thời gian và dễ xảy ra sai sót nhất. Tại đây, các thiết bị quét di động và hệ thống thoại kết hợp với phần mềm WMS có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm thiểu lỗi đáng kể.
Đóng gói - Packing: Đóng gói là đặt các mặt hàng đã đặt hàng lại với nhau theo một cách thức nhận định, kiểm tra chất lượng của chúng, kiểm đếm số lượng theo đơn và chuẩn bị sản phẩm để vận chuyển. Tại thời điểm này, điều quan trọng là phải có tất cả dữ liệu cần thiết về đơn đặt hàng và cũng như loại / số lượng vật liệu đóng gói cần thiết cho mỗi đơn đặt hàng. Các cơ cấu đóng gói kết hợp với thiết bị kiểm đếm tự động giúp giảm tiết kiệm thời gian nâng cao khả năng đáp ứng.
Giao hàng - Shipping: Giao hàng hoặc gửi hàng là gửi hàng hóa cho khách hàng và đảm bảo rằng chúng được giao một cách an toàn và đúng thời gian. Ở đây, một lần nữa, hệ thống lập lịch trình, quản lý lao động và theo dõi phù hợp là chìa khóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Nhóm chức năng Inventory

Kiếm soát hàng tồn kho - Inventory Control: Trackify.WMS giúp theo dõi lượng sản phẩm trong nhiều kho, thông báo cho người dùng nếu mức quá thấp và cần bổ sung. Tự động sắp xếp lại cũng có thể được thiết lập để ngăn chặn tình trạng cạn kiệt và bán quá mức. Kiểm kê là một công cụ tuyệt vời khác để kiểm soát hàng tồn kho và được tích hợp với công nghệ RFID để thực hiện kiểm kê nhanh và chính xác.
Hiển thị số liệu tồn kho - Inventory Visibility: Phần mềm Trackify.WMS cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho của bạn thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID. Tất cả các phương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các chuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.
Kiểm soát chất lượng – Quality Control: Kiểm soát chất lượng là một phần quan trọng của các hoạt động quản lý kho hàng. Kiểm tra chất lượng có thể được thực hiện trong quá trình hậu cần bất cứ lúc nào: trong quá trình nhập hàng , lưu kho hoặc xuất hàng. Kết quả của việc kiểm tra chất lượng được nhập vào Trackify.WMS thông qua qua máy tính bảng, điện thoại hoặc máy quét.

Nhóm chức năng Warehouse

Kiểm soát kho – Warehouse Control: Các công cụ kiểm soát kho hàng cho phép điều hành các hoạt động của mình với cách tiếp cận “nhanh chóng” đáp ứng nhu cầu và đơn đặt hàng khi chúng xảy ra. Đây có thể là một trong những thay đổi quan trọng nhất so với một tính năng cốt lõi nếu bạn hiện đang sử dụng quy trình thủ công.
Định tuyến cửa nhập/xuất hàng – Yard and Dock Management: Đối với các hoạt động lớn hơn, nền tảng WMS có thể hỗ trợ tài xế xe tải vào kho, hướng dẫn họ đến đúng bến tải. Cross-docking và các chức năng khác liên quan đến nhập hàng, xuất hàng là các tính năng bổ sung trên một số nền tảng WMS mà các công ty có thể sử dụng khi bắt đầu mở rộng quy mô.
Di dời vị trí hàng hóa trong kho - Relocate Stock: Một tính năng cốt lõi khác cần tìm là khả năng theo dõi hàng hóa khi chúng ta di dời hàng trong kho của mình. Quá trình này phải đơn giản đối với cả từng mặt hàng cũng như lô hàng vì bạn có thể cần thay đổi đơn đặt hàng và vị trí còn hàng khi doanh nghiệp của bạn thay đổi.

Nhóm chức năng Order

Xử lý đơn hàng – Order Entry: Mỗi khi bạn đặt hàng với một cửa hàng, sẽ có một quy trình chạy ẩn cho đến khi bạn cuối cùng nhận được đơn mua hàng của mình. Quá trình này được gọi là quản lý đơn hàng, về cơ bản là theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý các bước liên quan để hoàn thành chúng. Quá trình này thường bao gồm chấp nhận đơn đặt hàng; chọn, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng được đề cập trong đơn đặt hàng; và cuối cùng là theo dõi chúng cho đến khi chúng được giao hàng.
Phân bổ đơn hàng – Order Allocation: Các công cụ lập kế hoạch theo làn sóng cho phép bạn tạo các chiến lược chọn hàng của riêng mình để đáp ứng nhu cầu hiện tại và điều chỉnh khi đơn đặt hàng hoặc mức độ ưu tiên thay đổi. Tìm kiếm sự hỗ trợ cho nhiều chiến lược chọn.
Lập kế hoạch chọn hàng - Wave Planning: Các công cụ lập kế hoạch theo làn sóng cho phép bạn tạo các chiến lược chọn hàng của riêng mình để đáp ứng nhu cầu hiện tại và điều chỉnh khi đơn đặt hàng hoặc mức độ ưu tiên thay đổi. Tìm kiếm sự hỗ trợ cho nhiều chiến lược chọn.

Nhóm chức năng Tracking

Theo vết hàng hóa – Inventory Tracking: Tính năng này cho phép các đơn vị theo dõi chi tiết hàng tồn kho như ngày hết hạn, thông tin lô, số sê-ri và UPC. Khi cần giám sát, mỗi điểm dữ liệu thường mang lại thông tin hữu ích về trạng thái, quy trình hoặc công đoạn nào đó liên quan đến hàng hóa. Do vậy, doanh nghiệp có thể truy vết lại thông tin, các vấn đề bảo hành và thu hồi có thể được giải quyết nhanh chóng bằng cách phát hiện và giải quyết vấn đề gốc rễ.
Quản lý hiệu suất lao động – Labor Management: Các nhà quản lý có thể tận dụng tính năng này để khắc phục tình trạng lao động kém hiệu quả và tăng cường hiệu suất tổng thể của kho hàng của họ. KPI có thể được đo lường dựa trên các mục tiêu có thể định lượng được để giúp người dùng phát hiện ra các quy trình không hiệu quả.

Nhóm chức năng Reporting

Chức năng báo cáo của Trackify.WMS cho phép tạo các báo cáo khác nhau. Bảng điều khiển (dashboard) thông minh cho phép phân tích hoạt động theo thời gian thực, quản lý cảnh báo và báo cáo. Tạo báo cáo hữu ích là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào vì báo cáo cung cấp thông tin bạn cần để xem những gì đang diễn ra trong kho hàng của bạn. Mọi thứ có được tối ưu hóa không? Có phải tất cả nhân viên đều thực hiện theo các quy định không? Các quy trình của bạn có hiệu quả nhất có thể không? Không gian nhà kho của bạn đang được sử dụng quá mức hoặc dưới mức sử dụng?
Bên cạnh việc tạo báo cáo để có thông tin chi tiết có giá trị, WMS cho phép bạn sử dụng không cần giấy tờ. Nó loại bỏ sự cần thiết của các tài liệu giấy cồng kềnh và tiết kiệm tiền mà nếu không sẽ phải chi cho giấy.
Bên cạnh việc tự động hóa nhiều quy trình khác nhau, WMS cũng cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu cho mọi người, vì vậy mọi người đều có dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của họ.

CÁC LOẠI KHO CHÍNH MÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HỖ TRỢ

Standalone WMS: Hệ thống này là một hệ thống được triển khai tại chỗ trên phần cứng và mạng cục bộ. Các tính năng của hệ thống độc lập là quản lý hàng tồn kho, hoạt động kho hàng, quét mã vạch, khía, xếp hàng, chọn, đóng gói, vận chuyển, theo vết thông tin hàng hóa.
Cloud-Based WMS: Đây là một hệ thống dựa trên web điển hình như SaaS. Nó cung cấp khả năng triển khai nhanh hơn và giúp giảm thiểu việc bảo trì CNTT vì nó được lưu trữ trên một máy chủ riêng biệt, tùy thuộc vào thông số kỹ thuật của nhà cung cấp. Hệ thống này cho phép người dùng cập nhật phần mềm tự động mà không phải trả thêm chi phí.
ERP Modules: Nhiều nhà cung cấp cung cấp WMS tích hợp với các giải pháp ERP của họ. Hệ thống này được biết đến là một trong những hệ thống quản lý kho tốt nhất. Nó cung cấp các ứng dụng cốt lõi như lập kế hoạch chuỗi cung ứng, CRM, kế toán, quản lý nguồn nhân lực.
SCE Modules: Hệ thống này là một danh mục con của hệ thống Quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Nó giúp toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng diễn ra thông suốt và liên tục.

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID VÀO QUẢN LÝ KHO

Trackify giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho bằng cách áp dụng giải pháp tổng thể để theo dõi, kiểm đếm và kiểm soát hàng hóa bằng việc áp dụng công nghệ RFID.