QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU DỰA TRÊN RFID
Giới thiệu
Việc theo dõi và lưu giữ số lượng lớn tài liệu/hồ sơ có giá trị trong thời gian dài là rất quan trọng đối với Ngân hàng, Công ty tài chính, Bảo hiểm, Bệnh viện, Khu vực công, Cơ quan chính phủ, Tổ chức giáo dục. Việc thất lạc hoặc đánh cắp tài liệu mật gây ra tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và bí mật thông tin của tổ chức. Công nghệ RFID cho phép cải thiện mạnh mẽ việc theo dõi tài liệu và bảo mật chúng.
Giải pháp theo dõi tài liệu và hồ sơ dựa trên công nghệ RFID của Trackify cho phép tổ chức/bộ phận xác định, theo dõi, xác minh và quản lý tài liệu. Giải pháp của chúng tôi có thể gắn tem RFID với các hồ sơ, giấy tờ quan trọng, chẳng hạn như tài liệu pháp lý, hợp đồng đã ký, tài liệu kế toán, di chúc và chứng thư, v.v. Chúng tôi thậm chí có thể kiểm tra từng hồ sơ và các tài liệu được liên kết bên trong tệp tại thời điểm cấp và trả lại từ cơ quan chức năng.
Hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ bằng công nghệ RFID của Trackify
Hệ thống theo dõi tài liệu, hồ sơ dựa trên RFID của Trackify được thiết kế để giảm thiểu thời gian nhân viên dành cho việc duy trì và quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp trong nơi làm việc. Hệ thống quản lý tệp RFID ngày càng trở nên phổ biến vì chúng mang lại cho nhân viên khả năng hiển thị nâng cao, đồng thời giải phóng thời gian trước đây dành cho việc kiểm kê hàng tồn kho hoặc tìm kiếm tài liệu bị mất.
Chúng tôi cung cấp tất cả phần cứng và phần mềm cần thiết để giúp các công ty quản lý nhu cầu theo dõi tài liệu và tệp của mình. Các chuyên gia RFID của chúng tôi cài đặt tất cả thiết bị dự án, đào tạo và hướng dẫn về cách sử dụng. Phần mềm sẽ tự động cập nhật hồ sơ của từng tài liệu với vị trí của tài liệu thông qua chức năng theo dõi và theo dõi đầu đọc RFID cố định trong toàn bộ tòa nhà.
Phần cứng được sử dụng trong hệ thống theo dõi tài liệu và hồ sơ bao gồm:
- Đầu đọc RFID cố định
- Đầu đọc RFID cầm tay
- Máy tính để bàn và thiết bị di động
- Thẻ RFID thụ động
- Máy in RFID.
Thẻ RFID giúp theo dõi vị trí của từng tệp trên giá và các tệp/tài liệu có thể được phân loại theo các danh mục khác nhau, giống như hiện tại. Máy chủ chạy hệ thống có thể tích hợp với phần mềm hiện có hoặc bảng tính excel. Nó cho phép nhân viên tìm kiếm các tập tin/tài liệu và xác định xem các tập tin/tài liệu đó đang ở kệ nào, ngay cả khi chúng bị thất lạc ở một phần khác, chúng có thể được tìm kiếm và truy tìm một cách nhanh chóng bằng đầu đọc RFID cầm tay.
Lợi ích mang lại
- Theo dõi tài liệu và hồ sơ tự động và hiệu quả, theo dõi thời gian thực, tìm kiếm vị trí và tính khả dụng.
- Loại bỏ việc nhập thủ công các thông tin giống nhau ở nhiều địa điểm.
- Xác định vị trí và truy xuất các tập hồ sơ một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách lưu giữ hồ sơ theo chủ sở hữu.
- Rủi ro thất lạc hoặc trộm cắp tài liệu được kiểm soát.
- Cải thiện việc quản lý hàng tồn kho bằng cơ chế ký xác nhận số các tệp được gửi và nhận.
Mượn trả nhanh chóng và thuận tiện
- Việc sử dụng RFID giúp giảm lượng thời gian cần thiết để thực hiện bước trong thủ tục mượn trả, đặc biệt ở khâu quét thông tin hồ sơ.
Cách thức chúng tôi tư vấn và triển khai giải pháp Quản lý RTI tại Trackify
- Thẻ RFID: Thẻ RFID của chúng tôi bền và có khả năng thích ứng, có khả năng chịu được các điều kiện khắt khe về hậu cần và vận tải. Chúng tôi cung cấp nhiều tùy chọn, bao gồm các loại phụ tùng khác nhau, vật liệu chống va đập và chống rung cũng như chứng nhận IP68 dùng trong công nghiệp, để đáp ứng các nhu cầu và ngân sách khác nhau..
- Ăng-ten RFID: Một phần quan trọng của giải pháp là ăng-ten RFID, có nhiệm vụ truyền sóng đến thẻ và nhận lại để gửi đến đầu đọc. Tùy thuộc vào từng cơ sở hạ tầng, một loại ăng-ten RFID cụ thể hoặc các loại khác sẽ được khuyến nghị.
- Đầu đọc RFID: Tùy thuộc vào đặc điểm của từng khách hàng, chúng tôi cung cấp nhiều loại đầu đọc RFID, bao gồm đầu đọc cố định và di động, có thể thích ứng với các môi trường và hoạt động quản lý RTI khác nhau.
- Phần mềm RFID: Phần mềm RFID của chúng tôi cho phép các công ty thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu RFID để cải thiện việc quản lý RTI. Phần mềm có thể được tích hợp với các hệ thống hiện có của công ty để cung cấp giải pháp hoàn chỉnh.