Câu hỏi này nghe có vẻ hơi lạ, nhưng do khoảng cách đọc giữa đầu đọc và thẻ RFID trung bình là 6 – 8 m, do đó nếu áp dụng cho một nhà kho hay một mặt bằng bán lẻ cần tính đến việc lắp đặt các đầu đọc RFID sao cho đảm bảo tất cả các thẻ RFID được đọc chính xác.

Trên thực tế, với các nhà kho lớn hay nhà máy sản xuất rộng lớn, bạn không cần thiết phải lắp một số lượng lớn đầu đọc RFID cố định để bao phủ hết không gian này. Chỉ ở các vị trí cần giám sát hàng hóa, tài sản đi vào hay đi ra khỏi một khu vực nào đó mới được lắp đầu đọc RFID cố định, ví dụ như tại cửa, cổng xuất nhập hàng, tại các điểm tiếp nhận hay phân loại hàng hóa của trung tâm phân phối, tại các công đoạn sản xuất, … Sử dụng đầu đọc RFID cầm tay, nhân viên có thể đi đến các khu vực khác nhau để kiểm đếm hàng hóa một cách linh hoạt, giảm chi phí đầu tư hệ thống đầu đọc RFID cố định mà hiệu quả vẫn không bị ảnh hưởng.

Đây là câu hỏi phổ biến nhất khi bạn muốn áp dụng công nghệ RFID vào doanh nghiệp của mình. Chi phí đầu tư cho việc triển khai RFID bao gồm:

• Chi phí thẻ RFID, chi phí này phụ thuộc vào loại thẻ, số lượng thẻ bạn cần, thẻ dùng một lần hay tái sử dụng, …
• Chi phí đầu đọc RFID các loại, bao gồm ăn ten và cáp anten, chi phí này tùy thuộc vào đặc thù quy trình sản xuất – kinh doanh của bạn, số vị trí cần lắp đặt đầu đọc RFID cố định, phạm vi làm việc cần phủ sóng RFID, số lượng và chủng loại thiết bị cầm tay cần trang bị cho nhân viên.
• Chi phí phần mềm RFID, bao gồm phần mềm ứng dụng trên thiết bị cầm tay, phần mềm trên PC, phần mềm trên Server với cơ sở dữ liệu. Nếu bạn muốn tích hợp dữ liệu RFID với các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang dùng như phần mềm kế toán, quản lý kho, quản trị doanh nghiệp toan diện (ERP), … thì bạn cần tính thêm chi phí tích hợp này.
• Chi phí hạ tầng mạng, bao gồm chi phí mạng LAN, WiFi, thi công nguồn điện và cáp mạng cho đầu đọc RFID cố định, … Nếu bạn tận dụng hạ tầng mạng sẳn có thì không phải đầu tư thêm.
• Chi phí lắp đặt, cài đặt, nghiệm thu, đào tạo, …

Để có một dự toán chính xác, nhà cung cấp giải pháp cần khảo sát cụ thể hiện trạng hiện tại, nhu cầu ứng dụng RFID, sản phẩm hay tài sản cần gắn thẻ, môi trường, không gian, hạ tầng mạng và điện, phần mềm cần tích hợp với hệ thống RFID, … để có thể tư vấn và đưa ra giải pháp bao gồm chi phí tài chính dự kiến.

Nếu bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý nào đó, ví dụ quản lý tài sản hay quản lý kho dùng công nghệ mã vạch, hoặc chỉ dùng phần mềm để in ra các biểu mẫu sau đó nhập liệu lại bằng tay, có thể bạn muốn nâng cấp nó bằng cách áp dụng công nghệ RFID. Khi đó bạn cần đánh giá lại phần mềm đang sử dụng đã đáp ứng nhu cầu hiện tại và trong tương lai không? Nó cần nâng cấp mở rộng tính năng gì để gia tăng hiệu suất làm việc không? Công ty phát triển hay cung cấp phần mềm này có cho phép bạn tích hợp với thiết bị RFID hay không? Chi phí nâng cấp là bao nhiêu? 

Nếu bạn chưa có phần mềm hay muốn thay thế phần mềm cũ bằng phần mềm ứng dụng RFID, bạn cần tập hợp các yêu cầu về phần mềm của mình gửi cho nhà cung cấp giải pháp RFID. Họ sẽ xem xét và đề xuất một phần mềm phù hợp cho bạn.

Quản lý hàng tồn kho là một vấn đề nhức nhối của nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, bán lẻ, logistics thường gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý tồn kho.

Vấn đề phổ biến nhất là số liệu tồn kho thiếu chính xác so với thực tế: Số lượng vật tư hàng hóa không chính xác; vị trí lưu kho sai, mã hàng hóa sai, … Các vấn đề khác bao gồm không tối ưu hóa được không gian kho; hàng mới, hàng cũ, hàng hết hạn sử dụng, vật tư thay thế, nguyên phụ liệu, hàng hư hỏng không được phân loại kịp thời, xuất nhập kho có nhiều sai sót, việc lưu chuyển giữa các kho, giữa kho và cửa hàng hay xưởng sản xuất lộn xộn, tình trạng mất cắp thất lạc hàng hóa, cần quá nhiều nhân lực và thời gian để xuất nhập hay kiểm kê hàng hóa, …

Những vấn đề này có thể được khắc phục bằng cách xây dựng một hạ tầng kho bãi chuẩn hóa thích hợp. Nếu bạn không có chuyên môn hoặc nhân lực để làm điều này, bạn có thể triển khai hệ thống RFID trong toàn bộ kho mình thì các rắc rối trên sẽ được giải quyết ổn thỏa. Khi đó việc quản lý kho của bạn trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

Phần lớn doanh nghiệp có hệ thống kho lớn với hàng ngàn sản phẩm đều ứng dụng máy tính cầm tay chuyên dụng, còn gọi là máy kiểm kho, kết hợp với máy quét mã vạch để ghi nhận hàng hóa vào ra và cập nhật dữ liệu hàng tồn kho. Hệ thống này cần có nhân công quét hàng hóa liên tục trong các công đoạn nhập hàng, cất hàng, lấy hàng và xuất hàng. 

Nếu hệ thống kho của bạn hoạt động trơn tru, số liệu chính xác, bạn nên tự hào và ngủ ngon với nó. Nếu hệ thống kho của bạn hoạt động một cách lộn xộn, có nhiều sai sót, thì đã đến lúc bạn nên xem xét áp dụng RFID vào kho của mình, giúp tự động hóa các khâu xuất nhập và kiểm kê kho, và khiến một nhân viên phổ thông với một chút đào tạo về quản lý kho có thể vận hành hệ thống một cách nhẹ nhàng và chính xác.

Mỗi tổ chức đều có một quy trình làm việc riêng, mọi hoạt động đều phải tuân theo những quy chuẩn, quy trình được đặt ra để đạt được sự thống nhất trong tất cả công việc của các nhân viên.

Do đó, hãy mô tả quy trình làm việc của bạn từ đầu đến cuối sẽ giúp cho các chuyên gia tìm ra các nút thắt trong hệ thống để hợp lý hóa và làm nó trở nên hiệu quả hơn. Sau khi hiểu rõ quy trình vận hành, chuyên gia sẽ đưa ra hệ thống quản lý phù hợp nhất với nhu cầu bạn. Nó có thể là một máy quét mã vạch, đầu đọc OCR, máy tính cầm tay hoặc nếu bạn muốn có giải pháp tốt nhất hiện nay thì ứng dụng RFID sẽ là lựa chọn phù hợp nhất.

Thiết bị và thẻ RFID cần tuân thủ các tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế. Các tiêu chuẩn được đặt ra đảm bảo thiết bị và thẻ RFID làm việc tương thích với nhau dù do các nhà sản xuất làm ra, hạn chế can nhiễu lẫn nhau, gia tăng bảo mật và nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống RFID.

Thiết bị RFID là thiết bị phát sóng vô tuyến điện nên cần tuân thủ các quy định sau của Nhà nước Việt Nam:

• Quy hoạch băng tần số, công suất phát cho phép của thiết bị RFID. Băng tần số UHF RFID mới nhất là 918 – 923 MHz, công suất phát không quá 60 mW.
• Các quy định về chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy thiết bị thu phát sóng vô tuyến điện.

Tiêu chuẩn về mã hóa thông tin và truyền thông tin của thẻ RFID UHF:

• Electronic Product Code™ (EPC) do Tổ chức phi lợi nhuận EPC Global ban hành: Bộ mã sản phẩm điện tử, quy định cách đặt mã duy nhất cho sản phẩm, giúp việc lưu thông hàng hóa gắn thẻ RFID ở phạm vi toàn cầu được dễ dàng. Quy định bao gồm định dạng dữ liệu thẻ, mã nhà sản xuất thẻ, thông tin của User Memory, …
• Tiêu chuẩn EPC Gen2 hay EPC C1G2 (viết tắt của EPCglobal UHF Class 1 Generation 2) : Quy định giao thức truyền thông tin giữa đầu đọc và thẻ nhận dạng RFID do EPCglobal ban hành.
• ISO 18000: Bộ tiêu chuẩn về RFID của Tổ chức
• ISO. ISO 18000-6C: Tiêu chuẩn RFID UHF của ISO tương đương với EPC Gen2.

Nếu bạn có cửa hàng bán lẻ nhỏ, hay có nhu cầu kiểm kê kho hay tài sản, trong đó cần đi tới nhiều vị trí khác nhau trong cơ sở doanh nghiệp, có thể bạn cần trang bị đầu đọc RFID cầm tay. Có hai loại đầu đọc RFID cầm tay:

• Loại máy tính cầm tay công nghiệp có gắn đầu đọc thẻ RFID. Các máy này do các hãng Auto-ID như Zebra Technologies (Mỹ), Honeywell (Mỹ), Chainway (Trung Quốc), … phát triển, chạy Android chuyên dụng, có các tính năng như màn hình LCD Touch, kết nối WiFi, 3G/4G, Bluetooth, GPS, pin sử dụng cả ngày,…
• Loại đầu đọc RFID cầm tay, gửi kết quả quét thẻ RFID về thiết bị smartphone, tablet hay laptop thông qua kết nối Bluetooth. Loại này dĩ nhiên rẻ tiền hơn loại máy tinh cầm tay ở trên.

Một số doanh nghiệp bán lẻ hay phân phối có lượng hàng hóa lớn có thể gắn đầu đọc RFID cố định lên xe để cho xe chạy và quét tự động hàng hóa trong kho.

Thẻ RFID có thể thiết kế để dùng một lần hay nhiều lần tùy công dụng, vật liệu và cách gắn thẻ (dán keo, bắt ốc, cột dây, treo móc, may vào,…). Đa số thẻ giấy hay màng nhựa dùng keo dán chặt vào sản phẩm xài một lần, các thẻ bằng nhựa PVC, PET, PE, ABS, composite,…hay bằng gốm, sứ có thể tái sử dụng nhiều lần vì rất bền.

Thẻ RFID có loại cho phép đọc ghi đến 100,000 lần mới hư hỏng. Do đó thẻ có thể dùng rất lâu dài đến hàng năm.

Giá thành thẻ tùy theo chipset RFID sử dụng. Loại có độ bảo mật cao, bộ nhớ lớn có giá thành cao hơn. Vật liệu sản xuất thẻ cũng quyết định giá thành thẻ.

Giá thành của thẻ phụ thuộc rất lớn vào số lượng thẻ khi đặt hàng vì nhà sản xuất thường sản xuất theo lô lớn. Các công ty may mặc, giầy dép mua thẻ RFID với số lượng lên đến hàng triệu thẻ mỗi lần thì chi phí thẻ rất thấp chỉ 2000 – 4000 đ/thẻ.

Công nghệ RFID còn có thể sử dụng một cách sáng tạo trong nhiều ngành khác nhau:

• Quản lý tài liệu, giấy tờ có giá trị.
• Chống hàng nhái, hàng giả bằng cách sử dụng các loại thẻ đặc biệt, hoặc bị vô hiệu hóa khi đã mở bao bì sản phẩm, hoặc chỉ cho phép thiết bị có gắn phần mềm giải mã đọc được thông tin sản phẩm, …
• Chống mất cắp hàng hóa trong cửa hàng bằng cách lắp đầu đọc tại các cửa ra vào để kiểm tra hàng hóa đi qua đã được xuất bán ra chưa ?
• Gắn thẻ vào áo quần để chăm sóc khách hàng tốt hơn khi chọn đồ, thử quần áo, …
• Gắn thẻ vào các thành phần rời của sản phẩm để dễ dàng kiểm tra số lượng, mẫu mã, kiểu loại có đúng không, có dư hay sót gì không khi quét thùng hàng chứa sản phẩm mà không cần mở thùng.
• Gắn vào ô tô để kiểm soát và thu phí đường bộ, giám sát xe vào ra chung cư, bãi giữ xe ,…
• Quản lý xe vận tải đến nhận hàng hóa để giảm giấy tờ. Truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Quản lý thú nuôi thả đồng, cho phép đếm nhanh thú nuôi khi đi qua cổng chuồng.
• Chấm công và đóng mở cửa tự động cho nhân viên mang thẻ RFID.
• Quản lý dịch vụ giặt ủi chuyên nghiệp cho khách sạn, nhà hàng, bệnh viện, … bằng cách gắn thẻ vào khăn, màn, bao gối, áo quần đồng phục để giảm sai sót khi giao nhận và đếm số lượng, số lần sử dụng, …
• Làm kệ hàng thông minh, tủ thông minh có thể tự động biết được số lượng hàng hóa, tài sản đã lấy đi và còn lại trên kệ tủ để giảm thiểu tình trạng “cháy hàng” làm mất doanh thu, hoặc dùng để quản lý công cụ dụng cụ cầm tay trong xưởng sản xuất, sửa chữa, …
• Quản lý vòng đời pallet từ khi sản xuất đến nhà máy, kho phân phối, nhà bán lẻ và quay lại nhà máy,…
• Vé các sự kiện lớn, vé khu vui chơi, thẻ khách sạn resort,… trong đó thẻ RFID vừa có chức năng là vé vào cửa, vừa cho phép người dùng đăng ký hay thanh toán các dịch vụ khác mà không cần dùng tiền mặt.
• Vòng RFID đeo tay cho học sinh, bệnh nhân, tù nhân,… để giám sát việc vào ra một khu vực nào đó, hay lên xuống xe bus học sinh,…