Nhiều chuỗi trang sức hiện đang quản lý hàng hóa bằng mã vạch hoặc nhập liệu thủ công. Phương pháp này không chỉ có nhiều hạn chế như rủi ro sai lệch tồn kho và thời gian kiểm kê lâu, mà còn không đáp ứng được yêu cầu khi mở rộng quy mô lên 10-20 cửa hàng.
Để giải quyết vấn đề này, các thương hiệu như Tierra và Tiffany & Co. Việt Nam đã ứng dụng công nghệ RFID quản lý trang sức và đã đo được nhiều kết quả ấn tượng.
Vấn đề thường gặp khi quản lý hàng trang sức bằng mã vạch
Đặc thù của sản phẩm trang sức, vàng bạc là mỗi sản phẩm có giá trị cao, kích thước nhỏ và cần quản lý ở mức độ từng mã hàng riêng lẻ thay vì theo nhóm hay danh mục. Dưới đây là 4 vấn đề phổ biến nhất khi sử dụng hệ thống quản lý bằng mã vạch barcode.
Tốn nhiều thời gian kiểm kê
Với quy trình kiểm kê bằng mã vạch, nhân viên phải lấy từng sản phẩm ra khỏi tủ kính, quét mã vạch rồi đặt trở lại đúng vị trí. Với một cửa hàng trang sức có từ vài trăm đến vài nghìn mặt hàng, mỗi lần kiểm kê có thể mất từ 4 đến 6 giờ hoặc hơn.
Quy trình kiểm kê tốn nhiều thời gian khiến các cửa hàng chỉ thực hiện 1-2 đợt kiểm kê mỗi tháng. Khoảng thời gian giữa hai kỳ kiểm kê có thể xảy ra thất thoát mà không ai phát hiện ra.
Tốn nhiều thời gian tìm kiếm hàng hóa
Khi khách hàng tìm kiếm một mẫu cụ thể, nhân viên thường phải tìm kiếm thủ công trên từng ngăn tủ hoặc khu vực trưng bày. Với các sản phẩm trang sức ở trong kho hoặc đang ở chi nhánh khác, thời gian tìm kiếm sẽ lâu hơn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Số liệu tồn kho không chính xác
Hệ thống quản lý trang sức bằng mã vạch phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác của con người. Mỗi khi hàng hóa được lấy ra để trưng bày, điều chuyển sang cửa hàng khác hoặc đưa cho khách hàng đều cần có người thực hiện quét thủ công.
Các nghiên cứu cho thấy hệ thống quản lý tồn kho dựa trên mã vạch và nhập liệu thủ công thường chỉ đạt độ chính xác tồn kho từ 65% đến 75%. Với mặt hàng trang sức, rủi ro sai lệch tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và chi phí của cửa hàng.
Rủi ro thất thoát hàng hóa giá trị cao
Khi quản lý trang sức bằng mã vạch, cửa hàng sẽ không có cơ chế chủ động phát hiện khi hàng hóa rời khỏi khu vực trưng bày hoặc cửa hàng trái phép. Thất thoát chỉ được phát hiện vào kỳ kiểm kê tiếp theo.
Lợi ích khi ứng dụng RFID quản lý trang sức
Ứng dụng RFID giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa ở cấp độ từng sản phẩm riêng lẻ thay vì theo nhóm SKU như mã vạch. Dưới đây là 5 lợi ích mà hệ thống RFID mang lại cho các chuỗi trang sức, vàng bạc.
Kiểm soát tồn kho ở cấp độ mặt hàng
Với mã vạch, hai chiếc nhẫn cùng mẫu mã và giá trị được gán chung một mã SKU. Khi ứng dụng RFID, mỗi sản phẩm được gắn một nhãn RFID chứa mã định danh duy nhất, không trùng lặp.
Với mã định danh này, chuỗi trang sức có thể tra cứu toàn bộ lịch sử của sản phẩm: ngày nhập kho, vị trí trưng bày, ngày xuất kho,…
Ngoài ra, thẻ RFID quản lý trang sức có thiết kế nhỏ, không ảnh hưởng tới thẩm mỹ của sản phẩm.
Tiết kiệm 90% thời gian kiểm kê cửa hàng
Thay vì lấy từng sản phẩm ra khỏi tủ kính để quét mã vạch, nhân viên chỉ cần cầm đầu đọc RFID cầm tay di chuyển quanh khu vực trưng bày. Đầu đọc tự động quét tất cả các thẻ RFID nằm trong vùng phủ sóng và gửi dữ liệu về phần mềm quản lý.
Nếu kiểm kê một cửa hàng bằng mã vạch có thể mất từ 4 đến 6 giờ thì ứng dụng công nghệ RFID chỉ mất vài phút. Cửa hàng không cần đóng cửa và không tốn nhiều nhân sự để kiểm kê như trước.
Ngăn chặn rủi ro thất thoát hàng hóa
Với hệ thống RFID quản lý trang sức, các cổng RFID đặt tại lối ra vào sẽ tự động cảnh báo nếu phát hiện trang sức, vàng bạc bị mang ra khỏi khu vực trái phép. Toàn bộ lịch sử di chuyển của sản phẩm được lưu lại kèm thời gian và vị trí cụ thể. Khi phát hiện sai lệch, cửa hàng có thể xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm.
Rút ngắn 70% thời gian tìm kiếm trang sức
Khi khách hàng yêu cầu xem một mẫu trang sức cụ thể, nhân viên sử dụng đầu đọc cầm tay để định vị nhanh vị trí sản phẩm thay vì phải tìm kiếm thủ công. Nhân viên bán hàng có thể dành thời gian tư vấn khách hàng thay vì tìm hàng.
Đảm bảo số liệu tồn kho chính xác
Hệ thống RFID quản lý trang sức tự động cập nhật số liệu tồn kho mỗi khi sản phẩm được nhập vào cửa hàng, điều chuyển giữa các cở sở hoặc được giao cho khách hàng. Hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu lên phần mềm bán hàng POS hoặc phần mềm ERP của doanh nghiệp.
Với chuỗi nhiều cửa hàng, dữ liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực giúp bộ phận quản lý nắm được tình trạng hàng hóa tại từng điểm bán mà không cần chờ báo cáo cuối ngày.
Ứng dụng RFID trong quản lý trang sức như thế nào?
Hệ thống RFID quản lý trang sức gồm những gì?
Hệ thống RFID quản lý trang sức bao gồm 4 thành phần chính là thẻ RFID gắn lên sản phẩm, đầu đọc RFID, ăng ten RFID và phần mềm RFID.
Thẻ RFID sẽ được gắn trên từng sản phẩm trang sức, vàng bạc và lưu trữ mã định danh duy nhất của sản phẩm. Thẻ được thiết kế với kích thước nhỏ, phù hợp với sản phẩm trang sức mà không ảnh hưởng đến thẩm mỹ trưng bày.
Đầu đọc RFID cầm tay được sử dụng để kiểm kê định kỳ và tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng. Đầu đọc có thể quét tới 1000 thẻ cùng lúc mà mà không cần tiếp xúc trực tiếp với từng sản phẩm, giúp rút ngắn thời gian kiểm kê từ vài giờ xuống còn vài phút.
Đầu đọc RFID cố định và anten đặt tại cổng ra vào sẽ phát cảnh báo nếu phát hiện sản phẩm chưa được thanh toán bị di chuyển trái phép. Các đầu đọc RFID cố định có thể được bố trí tại cửa ra vào kho cửa hàng để tự động hóa quy trình nhập – xuất hàng hóa.
Phần mềm RFID hiển thị tồn kho theo thời gian thực, lưu lịch sử di chuyển của từng sản phẩm và được tích hợp với hệ thống phần mềm bán hàng (POS) hoặc ERP. Dữ liệu tồn kho được cập nhật tự động sau mỗi giao dịch mà không cần nhân viên nhập liệu thủ công.
Nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID quản lý trang sức
Nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID trong quản lý trang sức như sau:
- Thẻ RFID được gắn trên từng sản phẩm trang sức như vòng tay, nhẫn, bông tai, mặt dây chuyền,… và lưu trữ mã định danh duy nhất.
- Đầu đọc RFID sẽ phát sóng vô tuyến để quét mã định danh của sản phẩm và gửi lên phần mềm RFID.
- Phần mềm tổng hợp lại và hiển thị dữ liệu tồn kho, số lượng hàng quét được trong một đợt kiểm kê, …. đồng thời tự động đồng bộ dữ liệu tới phần mềm quản lý như ERP.
Khi nào nên ứng dụng RFID quản lý trang sức?
Công nghệ RFID mang lại nhiều lợi ích trong quản lý trang sức, tuy nhiên doanh nghiệp cần đánh giá kỹ các yếu tố về chi phí đầu tư và quy mô doanh nghiệp trước khi triển khai.
Dưới đây là 3 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên ứng dụng RFID quản lý trang sức:
- Thứ nhất: Mỗi lần kiểm kê mất quá nhiều thời gian và nhân lực hoặc muốn tăng tần suất kiểm kê nhưng không đủ nguồn lực.
- Thứ hai: Trong vòng 6 tháng gần nhất đã xảy ra ít nhất 1-2 trường hợp thiếu hàng không giải thích được nguyên nhân, gây ra thất thoát lớn cho cửa hàng.
- Thứ ba: Chuỗi có từ 5 cửa hàng trở lên, thường xuyên điều chuyển hàng giữa các cửa hàng nhưng số liệu tồn kho giữa các cơ sở không khớp nhau.
Kết luận
Công nghệ RFID đang thay đổi cách các chuỗi trang sức bán lẻ kiểm soát hàng hóa: từ quản lý theo nhóm mã sang quản lý từng sản phẩm riêng lẻ, từ kiểm kê định kỳ sang theo dõi liên tục, từ liên tục phát hiện thất thoát sang chủ động ngăn chặn. Với ngành hàng có giá trị sản phẩm cao như trang sức, vàng bạc, hiệu quả tài chính của hệ thống thường rõ ràng hơn nhiều ngành khác.
Doanh nghiệp có thể ước tính về chi phí đầu tư, giá trị lợi ích mang lại và tỷ suất hoàn vốn ROI của dự án RFID quản lý trang sức tại đây.
Trackify là đơn vị tiên phong trong trong tư vấn và triển khai các giải pháp RFID tại Việt Nam. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án RFID đa lĩnh vực – từ quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng logistics tới hệ thống kiểm soát ra vào cho các doanh nghiệp như Heineken, Panasonic, Decathlon, Cosmos – Trackify hiểu rõ yêu cầu đặc thù của từng ngành và cách giải quyết các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Đội ngũ chuyên môn RFID của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp với mức giá tối ưu nhất cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Trackify qua số điện thoại 0778.333.000, gửi email tới contact@trackify.vn hoặc điền form liên hệ Tại đây để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá cụ thể.
