10 BƯỚC ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG DỰ ÁN RFID
Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) đã và đang đạt được những tiến bộ đáng kể và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực đời sống. Công nghệ RFID mang lại sự tiến bộ giúp đạt được nhiều lợi ích, tuy nhiên, để triển khai thành công dự án RFID cần có sự phối hợp toàn diện và thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức.
Để triển khai áp dụng RFID thành công, cần phải đặt ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể hoá các quy trình kinh doanh hiện có, xác định cơ chế thu thập dữ liệu và phương thức sử dụng những thông tin này để từ đó lựa chọn công nghệ phù hợp nhất để triển khai.
Chi tiết 10 bước cần tiến hành để triển khai thành công dự án RFID
Bước 1: Bổ nhiệm quản lý dự án
Bước đầu tiên khi bắt đầu một dự án RFID là lựa chọn một quản lý giỏi. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án, phải là một người đam mê công nghệ RFID, nắm chắc quy trình vận hành của công ty, cũng như có các kỹ năng cần thiết để thúc đẩy tiến độ dự án. Người quản lý dự án không nhất thiết phải có kiến thức kỹ thuật nhưng phải có mối quan hệ chặt chẽ với ban lãnh đạo và có vai trò điều phối trong công ty.
Bước 2: Thành lập một nhóm triển khai RFID nòng cốt
Để triển khai dự án RFID, cần phải lựa chọn một team RFID nòng cốt gồm các thành viên đến từ những bộ phận có liên quan: phòng cung ứng, sản xuất, kinh doanh, bảo trì, hậu cần, …
Trên thực tế, để dự án thành công thì thông tin đầu vào cần được cập nhật chính xác từ các bộ phận và cần phối hợp tốt giữa các bộ phận. Vì thế, một nhóm nòng cốt thực hiện triển khai dự án RFID cần đến tự nhiều bộ phận, có kiến thức và kỹ năng đa dạng và sẵn sàng đóng góp vì mục tiêu của dự án.
Bước 3: Đào tạo cho các thành viên trong nhóm về RFID
Cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên nắm được mục tiêu của dự án RFID và từng thành viên đều nắm được nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID cũng như biết cách vận hành hệ thống RFID. Khi từng thành viên nắm được nguyên lý hoạt động của hệ thống, họ có thể tối ưu nghiệp vụ hiện tại bằng RFID. Hơn nữa, các thành viên cần hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của hệ thống RFID để nhanh chóng phát hiện và báo cáo các vấn đề trong quá trình triển khai cũng như đưa ra các sáng kiến đóng góp cho thành công của dự án.
Sau khi hoàn tất quá trình đào tạo cho các thành viên trong team dự án, việc liên tục cập nhật thêm thông tin và kiến thức về RFID vẫn cần được chú trọng cũng như cần có một chính sách/hướng dẫn cụ thể về RFID.
Bước 4: Kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu chuẩn và quy định hiện hành
Hiện nay trên thế giới có rất nhiều tiêu chuẩn và quy định cho công nghệ RFID, thường thay đổi theo quốc gia hoặc khu vực và được áp đặt bởi các tổ chức và cơ quan có thẩm quyền khác nhau. Trong số đó, điều quan trọng là phải biết nên sử dụng tần số nào và công suất bao nhiêu. Có thể tìm đến các chuyên gia trong lĩnh vực RFID để nhận được tư vấn về vấn đề này.
Bước 5: Đặt ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng
Việc áp dụng công nghệ RFID cần phải phù hợp với kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Vì vậy, cần phải đánh giá kỹ các kỳ vọng và yêu cầu của công ty. Luôn đánh giá kỹ lưỡng và khách quan về mặt công nghệ, bởi vì một số nguồn thông tin có thể không chính xác hoặc gây hiểu nhầm. Cần phải hiểu rõ các tính năng, lợi ích cũng như rủi ro có thể gặp phải khi áp dụng công nghệ mới và đánh giá tính khả thi tương ứng các mục tiêu của công ty đề ra khi triển khai dự án.
Bước 6: Lập kế hoạch làm việc rõ ràng, chi tiết
Cần có cái nhìn tổng quan về quy trình nghiệp vụ hiện tại từ đầu đến cuối, bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
Hàng hóa được nhận ở đâu?
Hàng hóa được đặt tại vị trí nào và đặt như thế nào?
Làm thế nào để lấy hàng hóa?
Có những luồng quy trình nội bộ nào?
Hàng hóa được lưu trữ ở đâu?
Hàng hóa được vận chuyển như thế nào?
Hiện đang có sẵn những hệ thống nào và cách tích hợp, đồng bộ thông tin?
Nắm rõ quy trình là điều vô cùng quan trọng để có được cái nhìn rõ ràng về quy trình logistic và các vị trí có thể áp dụng RFID. Một điểm cũng cần được chú ý đến, đó chính là triển khai áp dụng RFID thường có những thay đổi về mặt nghiệp vụ, đôi khi có thể là trong quy trình logistic, nhưng những điều chỉnh này là cần thiết để đem lại lợi ích và hiệu quả trong công việc.
Bước 7: Lựa chọn công nghệ và phần cứng phù hợp
Mỗi một dự án RFID đều cần ứng dụng công nghệ phù hợp. Để định vị trong phạm vi rộng lớn, chúng ta nên sử dụng thẻ RFID ở dạng chủ động. Với hàng hóa nhỏ trong các kho hàng, chúng ta nên sử dụng thẻ RFID ở dạng thụ động. Việc lựa chọn đầu đọc RFID, ăng-ten và thẻ RFID phù hợp là những yếu tố quan trọng để góp phần cho thành công của dự án.
Thẻ RFID rất đa dạng với nhiều hình dạng, kích cỡ, mẫu mã và khả năng ứng dụng. Thẻ RFID thường là nhân tố quyết định sự thành công của dự án, vì vậy cần chú nghiên cứu và thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Trong một số trường hợp, chúng ta nên tiến hành test hiệu năng của thẻ cũng như khả năng truyền tín hiệu của thẻ trong các không gian và điều kiện thực tế khi triển khai dự án.
Bước 8: Tính toán chi phí và ROI của dự án RFID
Trước khi thực hiện triển khai RFID, công ty cần ước tính chi phí dự án. Việc tính toán chi tiết chi phí dự án không chỉ giúp chuẩn bị kế hoạch tài chính để triển khai dự án, mà còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc về lợi tức đầu tư tiềm năng có thể đạt được khi triển khai công nghệ RFID.
Bước 9: Bắt đầu bằng dự án thí điểm
Khó khăn lớn nhất hiện nay là gì và vấn đề nào quan trọng nhất cần giải quyết trước? Bằng cách đối phó với một vấn đề tại một thời điểm, công nghệ RFID sẽ ngay lập tức có tác động. Chúng ta cần luôn ghi nhớ nhu cầu của dự án để tránh thoái vốn.
Khi bắt đầu triển khai dự án RFID, chúng ta nên triển khai dự án thử nghiệm trước. Đây là dự án quy mô nhỏ chỉ liên quan đến một phần của công ty. Dự án thử nghiệm giúp quá trình chuyển đổi từ các hệ thống cũ sang hệ thống mới dễ dàng hơn. Bằng cách này, vốn đầu tư được kiểm soát tốt và công ty có thể làm quen dần dần với công nghệ mới. Hơn nữa, chúng ta nên tích hợp các hệ thống trong dự án thử nghiệm để đảm bảo dự án đang tiếp cận đúng hướng.
Bước 10: Mở rộng dự án tới các phòng ban
Khi dự án thử nghiệm được triển khai và có tác động tích cực với các bộ phận trong công ty, khi đó chúng ta có thể xem xét triển khai RFID trong toàn doanh nghiệp.
Khi dự án RFID được mở rộng, nhiều khả năng sẽ kèm theo các tiện ích khác. Thông thường, hàng hóa sẽ được gắn thẻ RFID, và theo đó là phần mềm sử dụng. Vì vậy, chi phí liên quan tới tiện ích thường sẽ thấp hơn khi mới bắt đầu dự án.