Theo Chương trình Chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng 2030, các thư viện công cộng trên cả nước đang hướng tới mô hình “thư viện thông minh”. Nhiều thư viện đã bắt đầu ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý và vận hành, tiêu biểu là công nghệ RFID.
Công nghệ RFID là gì?
RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ định danh tự động, giúp nhận dạng và theo dõi đối tượng từ xa qua sóng vô tuyến. Ứng dụng công nghệ RFID trong thư viện có thể hỗ trợ các hoạt động kiểm kê, giúp lưu thông sách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian của thủ thư và chi phí vận hành của nhà quản lý.
Hệ thống ứng dụng RFID trong thư viện
Hệ thống RFID bao gồm 2 thành phần cơ bản là thẻ RFID (được gắn lên sách, tài liệu) và đầu đọc RFID (dùng để quét dữ liệu từ các thẻ).
Thẻ RFID trong thư viện thường là thẻ thụ động, chỉ được kích hoạt khi ở trong vùng phát sóng của đầu đọc. Thẻ RFID lưu trữ các thông tin về tài liệu như mã định danh duy nhất. Thẻ RFID sẽ được gắn, dính hoặc nhúng lên các tài liệu thư viện như sách, đĩa CD,…
Đầu đọc RFID được sử dụng để quét dữ liệu từ các thẻ. Đầu đọc RFID có hai loại là:
- Đầu đọc cầm tay: Thiết kế nhỏ gọn, có thể dễ dàng mang đi, thường sử dụng cho hoạt động kiểm kê sách, tài liệu;
- Đầu đọc cố định: được gắn cố định tại một vị trí, thường sử dụng cho cổng an ninh tại cửa ra vào.
Nguyên lý hoạt động thư viện ứng dụng RFID:
- Đầu đọc RFID sẽ phát sóng vô tuyến tới các thẻ RFID;
- Thẻ RFID phản hồi lại thông tin lưu trữ;
- Đầu đọc sẽ giải mã dữ liệu và gửi lên phần mềm RFID quản lý thư viện;
- Phần mềm sẽ cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu: tình trạng nhận trả sách, vị trí của tài liệu trong thư viện,…
Thiết bị ứng dụng RFID trong thư viện
Bằng khả năng tự động hóa của mình, công nghệ RFID được ứng dụng để phát triển các sản phẩm, thiết bị trong thư viện. Dưới đây là một số thiết bị RFID trong thư viện phổ biến:
- Trạm nhân viên thư viện (Library Staff station): Chỉ cần đặt một chồng sách lên trên ăng-ten RFID được gắn tại trạm, hệ thống sẽ tự động quét, xử lý và cập nhật dữ liệu lên phần mềm;
- Kiosk thư viện RFID tự phục vụ (Library Self-Service): Bạn đọc có thể dễ dàng mượn, trả hoặc gia hạn sách trên hệ thống bằng nhiều cách như thẻ RFID, xác thực sinh trắc học, mã vạch,… Chỉ cần đặt sách lên kiosk, hệ thống sẽ tự động thực hiện quy trình mượn sách trên tài khoản cá nhân của bạn đọc;
- Hộp trả sách ứng dụng công nghệ RFID (Dropbox): Hệ thống trả sách thông minh, cho phép bạn đọc trả sách ngay cả khi thư viện đã đóng cửa;
- Cổng an ninh RFID: Phát cảnh báo trên hệ thống nếu phát hiện sách bị mang ra ngoài trái phép mà không có lượt mượn sách hợp lệ;
- Tủ sách thông minh RFID: Chỉ cần đặt sách lên kệ, hệ thống sẽ tự động quét, kiểm tra thông tin sách và tự động thực hiện quy trình trả sách;
- Hệ thống kiểm soát ra vào: Kiểm soát người ra vào tại các khu vực nội bộ, khu vực bị hạn chế.
Lợi ích công nghệ RFID mang lại
Công nghệ RFID mang lại nhiều lợi ích như tăng tốc độ xử lý, tự động hóa quy trình và theo dõi, quản lý theo thời gian thực. Dưới đây là một số lợi ích khi ứng dụng RFID trong thư viện:
- Giảm thời gian trả mượn sách, cho phép thủ thư xử lý nhiều lượt trả – mượn cùng lúc. Quy trình làm việc nhanh hơn gấp 3-4 lần so với quản lý bằng mã vạch barcode;
- Việc mượn tài liệu trở nên dễ dàng nhanh chóng, dễ dàng, từ đó tăng trải nghiệm của bạn đọc;
- Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kiểm kê, dễ dàng theo dõi các danh mục bị thất lạc;
- Tiết kiệm thời gian kiểm đếm do có thể quét hàng trăm thẻ cùng lúc, nhanh chóng đánh giá tình trạng của sách, tài liệu;
- Tăng tốc độ xử lý sách, cho phép nhân viên nhanh chóng đưa sách trở lại kệ;
- Mang tới khả năng tự động hóa các tác vụ lặp lại trong quản lý thư viện;
- Tối ưu chi phí nhân công cho các công tác kiểm kê vốn tốn rất nhiều thời gian;
- Đảm bảo an ninh thư viện, ngăn ngừa thất thoát tài liệu trong thư viện;
- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu, xuất báo cáo và phân tích chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.
So sánh quản lý thư viện với RFID và Barcode
So với hệ thống quản lý thư viện bằng barcode, RFID mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tốc độ xử lý nhanh hơn, khả năng đọc nhiều thẻ cùng lúc và đọc ở khoảng cách xa.
| Tiêu chí | Công nghệ RFID trong thư viện | Barcode trong thư viện |
| Phạm vi quét | Xa, có thể quét xuyên qua vật thể, có thể quét ở mọi hướng | Rất gần |
| Yêu cần tầm nhìn trực tiếp | Không | Có, phải căn mã barcode cùng hướng với đầu đọc |
| Quét tự động nhiều thẻ cùng lúc | Có | Không |
| Hỗ trợ chỉnh sửa dữ liệu trên thẻ | Có | Không |
| Độ bền và tuổi thọ | Dài, tới 10 năm | Ngắn, không thể quét được nếu bị rách hoặc bị mờ |
| Tốc độ xử lý | Nhanh, tự động hóa | Chậm, phụ thuộc thao tác thủ công |
| Độ chính xác của dữ liệu | Cao | Dễ sai sót do lỗi thủ công |
Giải pháp RFID trong thư viện đang từng bước trở thành nền tảng cốt lõi cho hệ thống thư viện thông minh trong kỷ nguyên 4.0. Triển khai hệ thống RFID thành công yêu cầu đội ngũ am hiểu về công nghệ RFID cũng như có nhiều kinh nghiệm triển khai thực tế tại các dự án, lĩnh vực khác nhau.
Trackify là đơn vị tiên phong trong tư vấn và triển khai các giải pháp RFID tổng thể, toàn diện cho các lĩnh vực như quản lý kho, quản lý thư viện, logistics, chuỗi cung ứng, …. Để được hỗ trợ tư vấn giải pháp RFID trong thư viện phù hợp và nhận báo giá chi tiết, vui lòng liên hệ Hotline 0914.774.885 hoặc điền form Tại đây để được hỗ trợ.
