Công ty Cổ phần GeneStory là công ty phân tích hệ gen thuộc hệ sinh thái Vingroup, đang vận hành ngân hàng gen phục vụ dự án giám định ADN thân nhân liệt sĩ trên quy mô toàn quốc. Ngân hàng gen lưu khoảng 300.000 ống máu trong khoảng 3.000 khay tại kho lạnh có nhiệt độ dưới -20°C. Với yêu cầu kiểm soát chặt chẽ việc mang mẫu ra khỏi kho, GeneStory đã chọn Trackify triển khai hệ thống RFID quản lý mẫu sinh phẩm trong kho lạnh.
Phân tích hệ gen và lưu trữ mẫu sinh phẩm
Hệ thống RFID quản lý mẫu sinh phẩm trong kho lạnh
8 tuần
Tòa Symphony, KĐT sinh thái Vinhomes Riverside, Phường Phúc Lợi, Hà Nội
Thực trạng quản lý mẫu sinh phẩm trong kho lạnh
Mẫu máu trong ngân hàng gen là loại mẫu không thể thu lại lần hai. Mỗi khay chứa tối đa 100 ống và được xếp trong các tủ đông của kho lạnh walk-in (kho dạng phòng, nhân viên đi vào trực tiếp), nên một khay bị mang ra khỏi kho sai quy định khiến tới 100 mẫu chịu rủi ro cùng lúc.
Việc kiểm kê khoảng 300.000 ống trong 3.000 khay cũng tốn nhiều công sức nếu thực hiện thủ công từng khay. Bên cạnh đó, GeneStory cần lưu lại đầy đủ mỗi lượt khay ra vào để đối soát khi có yêu cầu kiểm tra.
Từ thực tế đó, việc quản lý mẫu tại kho lạnh đặt ra các vấn đề vận hành sau:
- Không kiểm soát được khay mang ra khỏi kho khi chưa có phiếu đề nghị xuất được duyệt;
- Không kiểm kê nhanh được số lượng khay và ống mẫu theo từng tủ đông;
- Không có lịch sử khay qua cổng để tra cứu và đối soát.
GeneStory vẫn giữ phần mềm quản lý ống mẫu hiện có cho các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và phê duyệt phiếu. Hệ thống RFID đóng vai trò lớp giám sát bổ sung, nhận dữ liệu phiếu đã duyệt từ phần mềm này để đối chiếu tại cổng và phục vụ kiểm kê.
Giải pháp RFID giám sát khay mẫu sinh phẩm
Hệ thống tại kho lạnh GeneStory bao gồm:
- Tem RFID chịu lạnh: Gắn trên từng khay để định danh khay trong kho lạnh dưới -20°C;
- Cổng kiểm soát RFID: Gồm đầu đọc RFID cố định, ăng-ten RFID, đèn và còi cảnh báo đặt tại cửa kho;
- Đầu đọc RFID cầm tay: Tích hợp quét mã vạch 2D, dùng để kiểm kê và gán ống vào khay;
- Máy in tem RFID: In và mã hóa tem theo quy tắc định danh khay của GeneStory;
- Phần mềm quản lý: Lưu quan hệ ống, khay và tủ, đối chiếu phiếu đã duyệt và phát cảnh báo.
Hệ thống vận hành qua các khâu chính:
- Định danh khay: Tem RFID gắn trên khay, ống mẫu giữ mã vạch sẵn có;
- Giám sát qua cổng: Cổng RFID đối chiếu khay với phiếu xuất đã duyệt và cảnh báo bằng đèn, còi, email trong vòng 3 giây nếu khay chưa được duyệt;
- Xử lý ống lẻ: Ống lẻ mang ra ngoài qua khay trung chuyển;
- Kiểm kê: Nhân viên quét từng tủ đông bằng đầu đọc RFID cầm tay, hệ thống so với sổ sách và lập danh sách chênh lệch;
- Đồng bộ dữ liệu: Nhận phiếu đã duyệt, danh mục khay, danh mục tủ và tồn kho từ phần mềm của GeneStory.
Dự án được thực hiện trong 8 tuần. Đội triển khai khảo sát thực địa, lắp đặt cổng và hạ tầng, tích hợp phần mềm, rồi cùng nhân sự GeneStory dán tem và khởi tạo dữ liệu.
Hệ thống sau đó được kiểm thử theo 8 kịch bản nghiệm thu và chạy thử toàn bộ trước khi bàn giao. Nhân viên GeneStory được đào tạo vận hành phần mềm, dùng đầu đọc cầm tay, xử lý cảnh báo và thao tác đúng tại cổng để đạt tỷ lệ đọc từ 99% trở lên theo tiêu chí nghiệm thu.
Phần mềm quản lý khay và ống mẫu
Phần mềm gồm ba phần: ứng dụng web cho quản trị và giám sát, ứng dụng trên đầu đọc cầm tay cho kiểm kê, và phần mềm kết nối đẩy dữ liệu từ đầu đọc tại cổng về máy chủ trung tâm.
Chức năng của ứng dụng web
- Lịch sử qua cổng
- Quản lý kho lưu mẫu
- Phiếu kiểm đếm
- Phiếu kiểm kê
- In tem RFID
- Cổng đọc và cảnh báo
- Người dùng và nhóm quyền
Chức năng của ứng dụng trên đầu đọc
- Kiểm đếm
- Kiểm kê
- Điều chuyển
- Cài đặt
Kết quả đạt được
- Phát cảnh báo bằng đèn, còi, màn hình và email trong vòng 3 giây khi khay chưa được duyệt đi qua cổng
- Ghi nhận đầy đủ lịch sử khay qua cổng theo mã khay, mã RFID và thời gian, làm cơ sở tra cứu và đối soát
- Kiểm kê theo từng tủ đông bằng đầu đọc RFID cầm tay, có danh sách khay chênh lệch và thẻ lạ
- Quản lý được quan hệ ống, khay và tủ kèm lịch sử thay đổi vị trí của từng ống
- Kiểm soát việc mang ống lẻ ra khỏi kho qua khay trung chuyển, chỉ với những ống thuộc phiếu đã duyệt
- Phân quyền theo vai trò và hỗ trợ giao diện tiếng Việt, tiếng Anh cho người dùng
