Giải pháp RFID trong quản lý tài liệu, hồ sơ
Việc theo dõi và lưu giữ số lượng lớn tài liệu/hồ sơ có giá trị trong thời gian dài là rất quan trọng. Việc thất lạc hoặc đánh cắp tài liệu mật gây ra tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và bí mật thông tin của tổ chức.
Giải pháp theo dõi tài liệu và hồ sơ dựa trên công nghệ RFID của Trackify cho phép tổ chức/bộ phận xác định, theo dõi, xác minh và quản lý tài liệu. Giải pháp của chúng tôi có thể gắn tem RFID với các hồ sơ, giấy tờ quan trọng, chẳng hạn như tài liệu pháp lý, hợp đồng đã ký, tài liệu kế toán, di chúc và chứng thư, v.v.
Hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ bằng công nghệ RFID
Hệ thống theo dõi tài liệu, hồ sơ dựa trên RFID của Trackify được thiết kế để giảm thiểu thời gian nhân viên dành cho việc duy trì và quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn tệp trong nơi làm việc.
Hệ thống bao gồm các thiết bị phần cứng và phầm mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật hồ sơ của từng tài liệu với vị trí của tài liệu thông qua chức năng theo dõi và theo dõi đầu đọc RFID cố định trong toàn bộ tòa nhà.
Phần cứng được sử dụng trong hệ thống theo dõi tài liệu và hồ sơ, bao gồm:
- Đầu đọc RFID cố định
- Đầu đọc RFID cầm tay
- Máy tính để bàn và thiết bị di động
- Thẻ RFID thụ động
- Máy in RFID
Lợi ích mang lại
Việc thất lạc hoặc đánh cắp tài liệu mật gây ra tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và bí mật thông tin của tổ chức. Công nghệ RFID cho phép cải thiện mạnh mẽ việc theo dõi tài liệu và bảo mật chúng.
Theo dõi thời gian thực
Theo dõi tài liệu và hồ sơ tự động và hiệu quả, theo dõi thời gian thực, tìm kiếm vị trí và tính khả dụng.
Loại bỏ sai sót thủ công
Loại bỏ việc nhập thủ công các thông tin giống nhau ở nhiều địa điểm.
Xác định vị trí nhanh chóng
Xác định vị trí và truy xuất các tập hồ sơ một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách lưu giữ hồ sơ theo chủ sở hữu.
Hạn chế rủi ro thất lạc
Rủi ro thất lạc hoặc trộm cắp tài liệu được kiểm soát.
Cải thiện quản lý
Cải thiện việc quản lý hàng tồn kho bằng cơ chế ký xác nhận số các tệp được gửi và nhận.
Giảm thời gian rà soát
Việc sử dụng RFID giúp giảm lượng thời gian cần thiết để thực hiện bước trong thủ tục mượn trả, đặc biệt ở khâu quét thông tin hồ sơ.
Khách hàng nói gì về Trackify?
