Quá trình kiểm kê hàng tồn kho tốn nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp, tuy nhiên số liệu thường thiếu chính xác và hay xuất hiện sai lệch so với hệ thống.
Bài viết dưới đây của Trackify sẽ phân tích những lý do khiến quy trình kiểm kê chậm và thiếu chính xác, chi phí thực sự mà doanh nghiệp phải bỏ ra và giải pháp để tăng tốc độ kiểm kê và độ chính xác của dữ liệu tồn kho.
Nguyên nhân dẫn tới kiểm kê chậm và thiếu chính xác
Có ba nguyên nhân chính dẫn tới sự kém hiệu quả trong công tác kiểm kê hàng tồn kho:
- Giới hạn của phương pháp quản lý bằng mã vạch: Nhân viên phải xử lý từng sản phẩm một: lấy ra, quét mã, ghi nhận lên hệ thống rồi chuyển sang sản phẩm tiếp theo. Quy trình quản lý thủ công không đảm bảo tốc độ xử lý hàng hóa nhanh và chính xác và không thể tăng tốc độ kiểm kê.
- Dữ liệu không được cập nhật liên tục và phụ thuộc nhiều vào ghi chép thủ công: Nhân viên thực hiện kiểm kê, sau đó ghi vào phiếu kiểm kê và đem về phòng kho để nhập lên excel và đối chiếu với số liệu trên phần mềm. Quá trình không được tự động hóa dễ dẫn tới sai sót trong số liệu tồn kho. Theo nghiên cứu, kiểm kê thủ công và barcode thường chỉ đạt độ chính xác 65-75% – nghĩa là sau khi tốn 3-5 ngày, vẫn có đến 25-35% SKU có nguy cơ sai dữ liệu.
- Thiếu cơ chế cập nhật tồn kho liên tục giữa các kỳ kiểm kê: Vì mỗi đợt kiểm kê tốn kém và làm gián đoạn vận hành nên hầu hết doanh nghiệp chỉ thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý. Trong khoảng thời gian giữa hai đợt, các giao dịch nhập – xuất kho, điều chuyển hàng hóa và hàng trả về đều diễn ra nhưng không được đối chiếu thực tế, dẫn đến số liệu tồn kho trên hệ thống ngày càng mất đi độ chính xác cho đến kỳ kiểm kê tiếp theo.
Chi phí ẩn đằng sau quy trình kiểm kê thủ công
Khi tính chi phí kiểm kê, phần lớn doanh nghiệp chỉ nhìn vào chi phí nhân công hay số ngày thực hiện kiểm kê. Thực tế, chi phí ẩn còn nhiều hơn thế.
Chi phí nhân công kiểm kê là khoản dễ nhận ra nhất nhưng thường bị đánh giá thấp hơn thực tế. Để không ảnh hưởng đến vận hành ban ngày, nhiều doanh nghiệp phải bố trí nhân viên kiểm kê ngoài giờ hành chính hoặc vào cuối tuần, đồng nghĩa với phát sinh chi phí làm thêm giờ cho mỗi đợt. Nếu doanh nghiệp kiểm kê mỗi tháng một lần và mỗi lần kéo dài từ 3-5 ngày, tổng số giờ công dành cho kiểm kê trong một năm trở thành một chi phí ẩn rất lớn.
Chi phí gián đoạn vận hành là khoản khó tính toán nhưng tác động thực sự không nhỏ. Kho không thể vừa kiểm kê vừa xuất – nhập hàng hiệu quả. Doanh nghiệp hoặc phải tạm dừng một phần hoạt động, hoặc chấp nhận rủi ro nhân viên vừa đếm vừa xử lý đơn. Với doanh nghiệp có số lượng đơn lớn, mỗi ngày bị trễ đơn sẽ phát sinh các chi phí thêm như phí lưu kho phát sinh, đơn giao không đúng hạn, và trong một số trường hợp là chi phí phạt hợp đồng từ phía đối tác.
Quyết định dựa trên số liệu không chính xác là chi phí ẩn phổ biến do kiểm kê không hiệu quả. Với tổng giá trị tồn kho 2 triệu USD nhưng tỷ lệ sai lệch lên đến 10-15%, doanh nghiệp đang đối mặt với rủi ro thất thoát hoặc chênh lệch sổ sách từ 200.000 đến 300.000 USD. Số liệu kém chính xác có thể dẫn tới các quyết định sai lầm và ảnh hưởng lớn tới doanh thu của doanh nghiệp. Tồn kho thừa chôn vốn vào hàng không cần thiết, tồn kho thiếu dẫn đến mua bù giá cao hoặc mất đơn hàng.
Lợi ích khi tăng tốc độ kiểm kê hàng tồn kho
Khi triển khai hệ thống tăng tốc độ kiểm kê tồn kho, bên cạnh việc giảm thời gian thực tế để kiểm đếm, doanh nghiệp có thể nhận được các lợi ích như:
- Số liệu tồn kho chính xác, đáng tin cậy: Khi kiểm kê được thực hiện thường xuyên với độ chính xác cao hơn, toàn bộ quyết định đặt hàng bổ sung, điều phối hàng hóa và phân bổ tồn kho đều dựa trên dữ liệu phản ánh thực tế gần nhất. Điều này giảm đáng kể tình trạng tồn kho thừa gây ứ đọng vốn hoặc phát hiện hàng thiếu quá muộn so với thời điểm cần xuất.
- Phát hiện sai lệch và thất thoát kịp thời: Với chu kỳ kiểm kê hàng ngày theo khu vực, doanh nghiệp không cần chờ đến kỳ kiểm kê toàn diện (Kiểm kê toàn bộ) mới biết hàng đang thiếu, sai vị trí hay có dấu hiệu thất thoát. Sai lệch được xử lý trong ngày, hạn chế rủi ro tích lũy và giảm tỷ lệ hàng hao hụt không rõ nguyên nhân theo từng kỳ báo cáo.
- Vận hành kho không bị gián đoạn: Giúp doanh nghiệp duy trì năng suất nhập – xuất ổn định. Thay vì phải tạm dừng một phần hoặc toàn bộ hoạt động trong các đợt kiểm kê lớn, doanh nghiệp tích hợp kiểm kê vào quy trình vận hành thường ngày mà không cần thông báo ngừng nhận đơn hay bố trí nhân sự làm thêm giờ.
- Nhân lực kho được phân bổ vào công việc có giá trị cao hơn: Levi’s ghi nhận giảm 80% giờ công dành cho kiểm kê sau khi triển khai RFID và chuyển nguồn lực đó sang các công việc phục vụ bán hàng trực tiếp.
Các giải pháp tăng tốc độ kiểm kê hàng tồn kho
Không có giải pháp nào phù hợp với mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô. Trên thực tế, các kho vận hành hiệu quả thường kết hợp nhiều phương pháp khác nhau – từ tổ chức quy trình đến ứng dụng công nghệ. Dưới đây là bốn giải pháp phổ biến nhất để tăng tốc độ kiểm kê tồn kho.
Áp dụng quy tắc Pareto 80/20 trong phân loại hàng hóa
Phân tích ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên mức độ quan trọng và tần suất luân chuyển, xuất phát từ nguyên tắc Pareto 80/20.
Nhóm hàng A chiếm khoảng 20% số lượng SKU nhưng đóng góp đến 80% doanh thu hoặc có tần suất xuất – nhập cao nhất, vì vậy cần được kiểm kê thường xuyên và ưu tiên kiểm soát. Nhóm B và nhóm C có mức độ luân chuyển thấp hơn nên có thể áp dụng tần suất kiểm kê thưa hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng số liệu tồn kho tổng thể.
Phân loại lại danh mục theo nguyên tắc này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tổng thời gian kiểm kê trong khi vẫn tập trung nguồn lực đúng chỗ.
Tổ chức kho theo nguyên tắc 5S
Kho lộn xộn không chỉ là bài toán thẩm mỹ – nó trực tiếp làm chậm kiểm kê vì nhân viên mất thêm thời gian di chuyển không cần thiết, xác định vị trí hàng và phân loại hàng ngay trong lúc đếm.
Nguyên tắc 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng) tạo ra cấu trúc kho có vị trí cố định cho từng SKU và lối đi rõ ràng nhất quán, giúp quy trình kiểm kê diễn ra theo lộ trình có thể lập kế hoạch trước thay vì ứng biến tại chỗ. Đây cũng là nền tảng cần thiết trước khi triển khai bất kỳ giải pháp công nghệ nào – kho chưa có cấu trúc rõ ràng sẽ làm giảm hiệu quả của cả hệ thống mã vạch lẫn RFID.
Kiểm kê theo chu kỳ (Cycle Counting)
Thay vì dồn toàn bộ nguồn lực vào một đợt kiểm kê toàn diện kéo dài nhiều ngày, kiểm kê theo chu kỳ chia nhỏ kho thành các khu vực và thực hiện kiểm kê luân phiên theo kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tuần.
Phương pháp này cho phép duy trì số liệu tồn kho liên tục cập nhật mà không cần dừng vận hành, đồng thời phát hiện sai lệch tại từng khu vực ngay khi phát sinh thay vì để tích lũy đến cuối kỳ.
Kết hợp với phân tích ABC, doanh nghiệp có thể thiết kế lịch kiểm kê theo mức độ ưu tiên. Nhóm hàng quan trọng được kiểm tra thường xuyên hơn mà tổng nguồn lực không tăng thêm.
Ứng dụng công nghệ RFID
Trong khi ba giải pháp trên để cải thiện cách tổ chức và phân bổ quy trình, tốc độ kiểm kê chỉ thực sự thay đổi căn bản khi loại bỏ được bước đếm và nhập liệu thủ công.
RFID (Radio Frequency Identification – Nhận dạng bằng sóng vô tuyến) cho phép đọc đồng thời hàng trăm sản phẩm mà không cần đưa thiết bị tiếp cận trực tiếp từng mã. Nhân viên cầm đầu đọc RFID đi qua khu vực kệ hàng, toàn bộ sản phẩm trong vùng phủ sóng được ghi nhận cùng lúc và dữ liệu đồng bộ về phần mềm ngay lập tức, không qua bước nhập liệu trung gian.
Nếu đọc 1.000 sản phẩm bằng mã vạch mất 2-3 tiếng thì bằng đầu đọc RFID chỉ mất chưa tới 10 phút.
Tác động không dừng lại ở tốc độ từng đợt kiểm kê. Khi thời gian kiểm kê rút ngắn từ nhiều ngày xuống còn vài chục phút, doanh nghiệp có thể chuyển sang mô hình kiểm kê theo chu kỳ hàng ngày chỉ với một người và một đầu đọc cầm tay, trong khi hoạt động nhập – xuất kho vẫn diễn ra bình thường và không cần tạm dừng.
Vậy một kho hàng áp dụng các giải pháp trên để tăng tốc độ kiểm kê sẽ vận hành như thế nào?
Hàng hóa được phân loại ABC với vị trí cố định rõ ràng theo nguyên tắc 5S. Mỗi sáng, nhân viên kho thực hiện kiểm đếm khu vực được phân công trong ngày bằng cách cầm đầu đọc RFID đi qua các kệ hàng. toàn bộ dữ liệu tự động đồng bộ về phần mềm trong vài phút mà không cần dừng hoạt động nhập xuất.
Nhóm hàng A được kiểm tra hàng ngày, nhóm B hàng tuần, nhóm C hàng tháng. Sai lệch được phát hiện và xử lý ngay trong ngày thay vì tích lũy đến kỳ kiểm kê toàn diện. Kết quả là số liệu tồn kho luôn phản ánh đúng thực tế, không có kỳ kiểm kê toàn bộ kéo dài nhiều ngày làm gián đoạn vận hành và nhân sự được phân bổ vào công việc có giá trị hơn.
Doanh nghiệp của bạn phù hợp với giải pháp nào?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai cả bốn giải pháp cùng lúc. Việc bắt đầu từ đúng điểm sẽ quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống về sau.
Phương pháp phân loại ABC và tổ chức 5S là bước nền tảng phù hợp với hầu hết mọi quy mô, chi phí thấp và có thể triển khai ngay mà không cần đầu tư công nghệ. Ngay cả khi doanh nghiệp có kế hoạch ứng dụng RFID về sau, kho có cấu trúc rõ ràng sẽ giúp hệ thống công nghệ vận hành hiệu quả hơn nhiều so với kho chưa được tổ chức bài bản.
Công nghệ mã vạch phù hợp với kho dưới 5.000 SKU, có lưu lượng hàng hóa không quá dày đặc và ngân sách đầu tư còn hạn chế. Mã vạch giải quyết được vấn đề nhập liệu thủ công và tăng độ chính xác, nhưng tốc độ vẫn bị giới hạn bởi yêu cầu quét từng sản phẩm riêng lẻ.
Trong khi đó công nghệ RFID phù hợp với kho từ vài nghìn SKU trở lên, cần kiểm kê tồn kho thường xuyên, hoặc doanh nghiệp đang vận hành nhiều kho và cửa hàng cùng lúc cần đồng bộ số liệu tập trung. Đây là giải pháp toàn diện nhất để tăng tốc độ kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp.
Bắt đầu từ đâu khi muốn tăng tốc độ kiểm kê tồn kho?
Kiểm kê chậm và thiếu chính xác không phải vấn đề không có lời giải, nhưng lựa chọn đúng điểm xuất phát sẽ quyết định phần lớn hiệu quả của các bước tiếp theo.
Với nhiều doanh nghiệp, bước thực tế nhất trước khi đưa ra bất kỳ quyết định đầu tư nào là đo lại đúng chi phí thực tế đang phát sinh: tổng giờ công mỗi kỳ kiểm kê, số ngày gián đoạn vận hành mỗi năm và mức sai lệch tồn kho đang ảnh hưởng đến những quyết định nào trong chuỗi cung ứng. Khi có con số cụ thể, việc đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ rõ ràng hơn nhiều so với việc phải ước lượng.
Doanh nghiệp có thể dùng ROI Calculator của Trackify để tính nhanh chi phí kiểm kê hiện tại so với sau khi áp dụng giải pháp RFID, từ đó có cơ sở cụ thể trước khi ra quyết định triển khai hệ thống RFID để tăng tốc độ kiểm kê.
Trackify là đơn vị tiên phong trong trong tư vấn và triển khai các giải pháp RFID tại Việt Nam. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án RFID đa lĩnh vực – từ quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng logistics tới hệ thống kiểm soát ra vào cho các doanh nghiệp như Heineken, Panasonic, Decathlon, Cosmos – Trackify hiểu rõ yêu cầu đặc thù của từng ngành và cách giải quyết các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Đội ngũ chuyên môn RFID của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp với mức giá tối ưu nhất cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Trackify qua số điện thoại 0778.333.000, gửi email tới contact@trackify.vn hoặc điền form liên hệ Tại đây để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá cụ thể.
