Production Thanh Việt đã khẳng định vị thế trong ngành sáng tạo với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức trên 500 dự án lớn nhỏ cho các đối tác trong và ngoài nước, duy trì tỷ lệ khách hàng hài lòng đạt mức 98%. Với năng lực xử lý kỹ thuật cao, đơn vị có khả năng tối ưu hóa quy trình sản xuất, giúp giảm 20-30% chi phí thời gian so với các phương thức truyền thống nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác và chất lượng đầu ra theo tiêu chuẩn khắt khe nhất của thị trường.
Tổ chức và sản xuất sự kiện và chương trình nghệ thuật
Hệ thống quản lý sự kiện ứng dụng công nghệ RFID
3 tháng
Monsoon Music Festival 2023 – Lễ hội Âm nhạc Quốc tế Gió mùa
Giới thiệu dự án
Công ty TNHH Production Thanh Việt là đơn vị tổ chức Monsoon Music Festival 2023 – Lễ hội Âm nhạc Quốc tế Gió mùa, diễn ra từ 14/10 đến 22/10 tại nhiều địa điểm như Quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục và Hoàng Thành Thăng Long.
Sự kiện dự kiến thu hút hơn 20.000 – 30.000 khán giả, với:
- 10 điểm biểu diễn nhỏ trong khuôn khổ Music Week, sức chứa 100 – 1.000 khách/điểm
- 01 đêm tại Quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục với 2.000 – 3.000 khán giả
- 02 đêm tại Hoàng Thành Thăng Long với 7.000 – 8.000 khán giả mỗi đêm
- 5.576 vé bán ra, bao gồm 3.793 vé combo 2 ngày và 1.783 vé 1 ngày
- Hàng nghìn lượt đối tác, nghệ sĩ, tình nguyện viên và ekip tham gia
Với quy mô đa điểm, nhiều hạng vé và mật độ check in cao trong khung giờ cao điểm, Thanh Việt yêu cầu một hệ thống quản lý sự kiện tập trung, chính xác và kiểm soát ra vào theo thời gian thực.
Thực trạng trước khi triển khai
Trước khi ứng dụng RFID, mô hình tổ chức sự kiện tồn tại các thách thức như:
- Quy trình bán vé online và đổi vé sang vòng đeo tay cần đồng bộ dữ liệu chặt chẽ để tránh gian lận.
- Nhiều điểm check in – check out hoạt động đồng thời, dễ xảy ra ùn tắc.
- Phân loại 4 hạng vé với 4 màu khác nhau, bao gồm cả vé dành cho BTC, ekip, tài trợ, tình nguyện viên đòi hỏi kiểm soát phân quyền chính xác.
- Hai đêm cao điểm tại Hoàng Thành Thăng Long có thể đạt 8.000 khách/đêm, gây áp lực lớn lên hệ thống kiểm soát cổng.
- Yêu cầu thống kê, báo cáo theo thời gian thực phục vụ công tác vận hành và điều phối nhân sự.
Việc quản lý thủ công hoặc chỉ sử dụng mã QR truyền thống sẽ khó đảm bảo tốc độ xử lý, tính chính xác và khả năng quản lý.
Giải pháp quản lý sự kiện bằng công nghệ RFID
Sau khi phân tích, Trackify đề xuất triển khai hệ thống quản lý sự kiện ứng dụng công nghệ RFID cho sự kiện Monsoon Music Festival 2023, bao gồm 5 hạng mục:
- Phần mềm bán vé Online
- Phần mềm quản lý sự kiện trung tâm
- Phần mềm đổi vé sang vòng RFID
- Phần mềm kiểm soát Gate Check in – Check out
- Ứng dụng di động Mobile Check in – Check out
1. Phần mềm bán vé Online
Trackify thiết kế và xây dựng hệ thống bán vé Online với các chức năng:
- Đăng ký – đăng nhập tài khoản
- Bán vé Online
- Thanh toán Online tích hợp cổng Onepay
- Quản lý tài khoản người dùng
Phần mềm có thể hỗ trợ tối đa 1500 lượt truy cập đồng thời với thời gian phản hồi dữ liệu về hệ thống quản lý ≤ 5 giây trong điều kiện mạng ổn định.
2. Phần mềm quản lý sự kiện trung tâm
Phần mềm trung tâm đóng vai trò điều phối toàn bộ dữ liệu vé, gồm các nhóm tính năng:
- Đăng nhập và phân quyền quản trị
- Dashboard tổng quan
- Báo cáo thống kê theo thời gian thực
- Quản lý danh mục vé
- Quản lý bán vé Pre-order
- Quản lý bán vé Offline
- Quản trị hệ thống
3. Phần mềm đổi vé sang vòng RFID
- Liên kết QR code vé với vòng đeo tay RFID
- Ghi nhận UID vòng đeo tay
- Đồng bộ thông tin lên phần mềm trung tâm
4. Phần mềm kiểm soát Gate Check in – Check out
- Kiểm soát check in – check out tự động
- Cảnh báo bằng đèn đối với vé không hợp lệ
- Ngăn chặn check in trùng lặp
- Ghi nhận dữ liệu ra vào theo thời gian thực
5. Ứng dụng di động Mobile Check in – Check out
- Xem thông tin chi tiết vé gắn với vòng RFID
- Thực hiện check in
- Thực hiện check out
- Đồng bộ dữ liệu tức thời về hệ thống trung tâm
Kết quả đạt được
- Tăng tốc độ check in, xử lý nhanh lưu lượng 7.000 - 8.000 khách check in và giảm ùn tắc tại cổng vào
- Cho phép kiểm soát chính xác 4 hạng vé khác nhau, đảm bảo đúng quyền truy cập cho từng nhóm đối tượng
- Mỗi vòng RFID có mã định danh duy nhất, giúp ngăn chặn gian lận và check in trùng lặp
- Hệ thống vận hành ổn định tại nhiều địa điểm như nhưng vẫn quản lý tập trung trên một phần mềm
- Tự động hóa check in - check out giúp giảm phụ thuộc vào kiểm soát thủ công và hạn chế sai sót vận hành
- Góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho Monsoon Music Festival 2023
