Quản lý kho là hoạt động cốt lõi trong chuỗi cung ứng hàng hóa của mọi doanh nghiệp, nhà kinh doanh và nhà máy sản xuất. Vậy quản lý kho là gì? Công nghệ nào được ứng dụng nhiều trong quản lý kho? Quy trình quản lý kho gồm mấy bước? Đâu là các phương pháp để tối ưu hoạt động kho?
Bài viết dưới đây của Trackify sẽ cung cấp toàn bộ những kiến thức mà doanh nghiệp cần biết để quản lý kho hiệu quả.
Quản lý kho là gì?
Kho hàng là không gian dùng để lưu trữ, bảo quản và quản lý nguyên vật liệu, nguyên phụ liệu, linh kiện, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong suốt chuỗi cung ứng. Kho hàng đóng vai trò là mắt xích trung gian giữa các nhà máy sản xuất, điểm phân phối và các đại lý, đảm bảo điều phối hàng hóa một cách hiệu quả giữa các khâu.
Quản lý kho là quá trình kiểm soát, theo dõi, tổ chức, lập kế hoạch và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản và con người trong kho. Mục tiêu của quản lý kho là duy trì mức tồn kho tối ưu, đảm bảo hàng hóa ở đúng vị trí và đủ số lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất, đồng thời giảm thiểu các rủi ro do thất thoát.
Vai trò của quản lý kho
Quản lý kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Công tác quản lý kho hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Tối ưu mức tồn kho, giảm tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức;
- Giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí do hư hỏng, giảm chi phí vận hành;
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thời gian chờ;
- Cải thiện độ chính xác của dữ liệu tồn kho;
- Đảm bảo khả năng cung ứng của kho, giảm thiểu lỗi giao hàng;
- Tối ưu không gian lưu trữ để tăng diện tích sử dụng;
- Hỗ trợ lập báo cáo, ra quyết định, lên kết hoạch mua hàng, sản xuất và phân phối;
- Giảm thiểu rủi ro, hạn chế thất thoát và hư hỏng hàng hóa;
- Tăng hiệu suất làm việc và giảm thao tác thủ công.
Hàng tồn kho là gì?
Hoạt động quản lý kho xoay quanh việc kiểm soát và tối ưu quản lý hàng tồn kho. Vậy hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (Inventory) là các tài sản hữu hình của doanh nghiệp được lưu trữ trong kho để phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc bán ra thị trường, bao gồm nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, công cụ, …
Các loại hàng tồn kho
Có 3 cách phân loại hàng tồn kho phổ biến là theo mục đích sử dụng, theo giai đoạn sản xuất và theo mục đích quản lý.
Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng:
- Nguyên vật liệu thô;
- Hàng bán thành phẩm;
- Hàng thành phẩm.
Phân loại hàng tồn kho theo giai đoạn sản xuất:
- Nguyên liệu thô (Raw Materials);
- Hàng đang sản xuất (Work-in-Progress – WIP);
- Thành phẩm (Finished Goods);
- Vật tư, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho bảo dưỡng (MRO).
Phân loại hàng tồn kho theo mục đích quản lý:
- Hàng tồn kho an toàn (Safety Stock);
- Hàng tồn kho đệm (Buffer Inventory);
- Hàng tồn kho chu kỳ (Cycle Inventory);
- Hàng tồn kho dự đoán (Anticipation Inventory);
- Hàng tồn kho vận chuyển (Transit Inventory hoặc Pipeline Inventory).
Tiêu chuẩn quản lý kho
Tiêu chuẩn quản lý kho là những khung quy định, nguyên tắc và hướng dẫn thực hành được thiết lập để tối ưu hoạt động vận hành và quản lý kho. Một số hệ thống tiêu chuẩn quản lý kho phổ biến như: tiêu chuẩn 5S, tiêu chuẩn ISO 9001, tiêu chuẩn ISO 14001,…
- Tiêu chuẩn quản lý chất lượng: ISO 9001:2015, ISO 22301:2019;
- Tiêu chuẩn đảm bảo an toàn: ISO 45001:2018, Tiêu chuẩn OSHA,…;
- Tiêu chuẩn quản lý môi trường: ISO 14001:2015;
- Tiêu chuẩn bảo mật: ISO 28000:2007;
- Tiêu chuẩn thực hành: 5S Methodology.
Quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho bao gồm các bước dùng để kiểm soát hàng hóa từ khi nhập kho cho tới khi xuất kho nhằm đảm bảo hiệu quả và tối ưu chi phí. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mô hình quản lý riêng. Dưới đây là quy trình quản lý kho hàng cơ bản bao gồm 7 bước.
Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa/ Nhập kho (Receiving)
- Kiểm tra và xác nhận hàng hóa, thành phẩm;
- Kiểm đếm số lượng và tình trạng hàng hóa;
- Thực hiện dán nhãn và thông tin sản phẩm (tem nhãn RFID, mã vạch) lên hàng hóa;
- Lập phiếu nhập kho và cập nhật vào hệ thống WMS/ERP.
Bước 2: Sắp xếp hàng hóa/ Lưu kho (Put-Away/Storage)
- Phân loại hàng hóa và sắp xếp theo các nhóm, loại sản phẩm, yêu cầu không gian;
- Di chuyển hàng hóa từ khu vực tiếp nhận vào vị trí khu vực, quầy kệ lưu trữ;
- Cập nhật sơ đồ kho theo vị trí thực tế.
Bước 3: Quản lý tồn kho (Inventory Management)
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ: Áp dụng các phương pháp kiểm kê để đảm bảo tồn kho luôn chính xác. Có thể ứng dụng công nghệ như RFID, Mã vạch (Barcode) để tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian kiểm kê cũng như hạn chế sai sót do con người;
- Luân chuyển nội bộ: Phân tích và thực hiện diều chỉnh vị trí lưu trữ (chuyển vị trí, gom hàng, tách lô) và cập nhật hệ thống sau mỗi thay đổi. Hoạt động này nhằm tối ưu vị trí hàng hóa (Slotting) để cải thiện năng suất kho.
Bước 4: Lấy hàng, kiểm tra, đóng gói (Order Picking, Quality Control, Packing)
- Khi nhận đơn xuất hàng hoặc PO, thủ kho lập phiếu xuất kho, phiếu picking và lên kế hoạch lấy hàng;
- Nhân viên lấy hàng từ vị trí lưu trữ theo danh sách đơn hàng và di chuyển vào kho chờ xuất (nếu có). Thực hiện kiểm tra hàng hóa, đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn và dán nhãn đơn cùng chứng từ vận chuyển.
Bước 5: Xuất kho, vận chuyển (Shipping)
- Tải hàng lên phương tiện vận chuyển, xuất hóa đơn và thực hiện out kho (trừ kho);
- Theo dõi hành trình của đơn hàng.
Bước 6: Quản lý hàng trả lại (Returns/Reverse Logistics)
- Nhận hàng trả về, kiểm tra chất lượng và phân loại hàng hóa;
- Tái nhập kho cho hàng hóa, cập nhật tồn kho lên phần mềm.
Bước 7: Báo cáo và phân tích
- Tổng hợp dữ liệu về nhập, xuất, tồn kho;
- Lập báo cáo định kỳ để đánh giá tình hình hoạt động của kho, từ đó đưa ra kế hoạch để tối ưu và cải thiện quy trình;
- Theo dõi các KPI trong quản lý kho.
Hệ thống quản lý kho và phần mềm
Để tối ưu hiệu quả quy trình quản lý kho, doanh nghiệp sử dụng các hệ thống và phần mềm quản lý kho như WMS, ERP.
WMS (Warehouse Management System) là phần mềm kiểm soát và quản lý toàn bộ hoạt động trong kho, từ khâu nhập hàng, lưu trữ, lấy hàng tới xuất kho và giao hàng. Hệ thống giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót thủ công và nâng cao hiệu quả hoạt động kho. WMS có thể tích hợp với hệ thống ERP, TMS và RFID để tối ưu vận hành.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho WMS:
- Quản lý tồn kho:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực;
- Kiểm soát chất lượng hàng hóa;
- Kiểm kê định kỳ tự động;
- Quản lý hàng hóa đặc biệt;
- Tối ưu không gian kho;
- Tối lưu vị trí lưu kho (Slotting).
- Quản lý nhập xuất hàng hóa:
- Tự động hóa quy trình nhập xuất bằng RFID;
- Quản lý công tác nhập kho;
- Xác minh và kiểm tra trước khi nhận hàng.
- Xử lý đơn hàng:
- Hỗ trợ định vị vị trí sản phẩm trong kho;
- Tự động hóa quy trình đóng gói;
- Quản lý vận chuyển hàng hóa và xử lý hàng trả lại;
- Quản lý nhân viên kho;
- Xuất báo cáo và phân tích dữ liệu;
- Tích hợp các hệ thống quản lý như ERP, TMS và công nghệ nâng cao (AI).
Các thành phần của hệ thống quản lý kho:
- Phần mềm WMS: Bao gồm cơ sở dữ liệu (Database) và giao diện người dùng;
- Máy in mã vạch, máy in tem nhãn RFID;
- Máy quét mã vạch, đầu đọc RFID (cố định, cầm tay);
- Cơ sở hạ tầng: mạng không dây, máy chủ, hệ thống báo hiệu,…;
- Hệ thống tự động hóa: băng tải, robot tự hành, AS/RS,…
Phân loại hệ thống quản lý kho WMS:
- Hệ thống WMS đám mây (Cloud-Based WMS): Chạy trên cloud, dễ mở rộng và cho phép truy cập từ xa
- Hệ thống WMS nội bộ (On-Premise WMS): Cài đặt trên server nội bộ, tính bảo mật và khả năng kiểm soát dữ liệu cao
- Hệ thống WMS cho 3PL (Third-Party Logistics WMS): Dành cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba
- Hệ thống WMS tích hợp ERP.
Phương pháp quản lý tồn kho
Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho, các doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng các phương pháp và mô hình giúp kiểm soát hàng tồn kho. Dưới đây là một số phương pháp quản lý tồn kho phổ biến.
Phương pháp phân loại tồn kho
Phương pháp phân loại tồn kho giúp doanh nghiệp phân loại, sắp xếp và nhóm các mặt hàng dựa trên giá trị, tần suất sử dụng hoặc tầm quan trọng với doanh nghiệp để tập trung nguồn lực xử lý.
Phương pháp phân loại theo giá trị:
- Phân tích ABC (ABC Analysis): Phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị sử dụng/giá trị tiền tệ;
- Phân tích VED ((Vital, Essential, Desirable): Phân loại dựa trên mức độ quan trọng và tính cần thiết của sản phẩm với hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Phân tích HML (High, Medium, Low): Phân loại dựa trên giá đơn vị.
Phương pháp phân loại theo nhu cầu:
- Phân tích XYZ: Phân loại theo biến động nhu cầu;
- Phân tích FSN (Fast, Slow, Non-Moving): Phân loại theo tốc độ luân chuyển hàng hóa.
Phương pháp xuất/nhập tồn kho
Phương pháp xuất/nhập tồn kho là các quy tắc kế toán để tính toán giá trị hàng tồn kho khi được nhập vào hoặc xuất đi:
- Phương pháp FIFO (First-In, First-Out): Hàng nhập trước sẽ được xuất trước, áp dụng cho hàng dễ hư hỏng hoặc có hạn sử dụng;
- Phương pháp LIFO (Last-In, First-Out): Hàng nhập sau được xuất trước, phù hợp cho các mặt hàng có chi phí biến động;
- Phương pháp FEFO (First-Expired, First-Out): Hàng có ngày hết hạn gần nhất sẽ được xuất trước, áp dụng cho hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm.
Kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra và xác định số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa trong kho để đối chiếu với số liệu trong sổ sách hoặc hệ thống quản lý, nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và hỗ trợ lên kế hoạch, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý kho:
- Kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory/Full Count): Kiểm kê toàn bộ kho hàng theo lịch cố định;
- Kiểm kê liên tục (Perpetual Inventory): Kiểm kê một phần kho định kỳ, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực bằng hệ thống RFID hoặc barcode;
- Kiểm kê theo chu kỳ (Cycle Counting): Kiểm kê theo nhóm nhỏ mặt hàng thường xuyên.
Xác định mức tồn kho
Xác định mức tồn kho giúp cân bằng giữa chi phí và nhu cầu, hỗ trợ doanh nghiệp quyết định thời điểm và khối lượng đặt hàng trong quản lý kho:
- Số lượng đặt hàng tối ưu EOQ (Economic Order Quantity): Tính số lượng đặt hàng dựa trên nhu cầu hàng năm, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị;
- Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP): Xác định mức tồn khi cần đặt hàng;
- Phương pháp tồn kho an toàn (Safety Stock).
Công nghệ trong quản lý kho
Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, theo dõi dự liệu theo thời gian thực, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất của kho. Các công nghệ thường được tích hợp với nhau, tạo thành hệ thống quản lý kho thông minh (Smart Warehouse).
Công nghệ Nhận dạng và theo dõi trong quản lý kho:
- RFID: Là công nghệ tiên tiến nhất, sử dụng sóng vô tuyến để đọc thông tin từ các thẻ RFID ở khoảng cách xa. Hỗ trợ quét hàng loạt, quét dữ liệu xuyên qua các vật thể và có thể tích hợp dễ dàng vào các hệ thống tự động hóa;
- Mã vạch: Là công nghệ phổ biến nhất do có giá thành rẻ, bao gồm các thiết bị quét cầm tay và barcode được gắn lên đối tượng.
Công nghệ Robot và tự động hóa trong quản lý kho:
- Robot tự hành (Autonomous Mobile Robots – AMR): Robot di chuyển tự do, tự động lấy hàng, sắp xếp và vận chuyển hàng trong kho;
- Xe tự hành (AGV): Phương tiện di chuyển theo đường dẫn được xác định, thường vận chuyển hàng nặng và có tính lặp lại;
- Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS): Hệ thống kệ cao tầng kết hợp với xe con tự động hoặc cần cẩu để cất và lấy hàng hóa;
- Robot cộng tác (Cobots): Robot được thiết kế để hỗ trợ các nhiệm vụ như đóng gói, phân loại, có tính linh hoạt cao.
Công nghệ xử lý dữ liệu thông minh trong quản lý kho:
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning): Giúp dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên dữ liệu đặt hàng, sử dụng thuật toán để tối ưu sắp xếp không gian kho…;
- Internet vạn vật (IoT): Với các cảm biến gắn trên máy móc, công cụ dụng cụ, tài sản như thùng hàng hoặc pallet, doanh nghiệp có thể thu thập và theo dõi các thông tin như độ ẩm, nhiệt độ, tình trạng bảo trì, vị trí,… Từ đó giám sát toàn bộ điều kiện bảo quản của hàng hóa và nâng cao độ an toàn.
Hệ thống quản lý kho WMS cũng được đánh giá là một công nghệ quan trọng trong quản lý kho. Phần mềm WMS kết hợp với các công nghệ trên sẽ tối ưu toàn bộ hoạt động kho.
Ứng dụng quản lý kho theo từng lĩnh vực
Hầu hết doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đều cần tới hoạt động quản lý kho. Dưới đây là một số ứng dụng chính của hệ thống quản lý kho theo từng lĩnh vực.
Quản lý kho trong ngành bán lẻ
Ngành bán lẻ đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh với độ chính xác cao. Một số ứng dụng của hệ thống quản lý kho trong ngành bán lẻ gồm:
- Quản lý hàng hoàn trả (Returns Management): Tăng tốc độ xử lý hàng và nhanh chóng nhập kho hàng bị trả lại;
- Quản lý tồn kho đa điểm, đa cửa hàng hiệu quả;
- Hỗ trợ quá trình hoàn tất đơn hàng (Fulfillment) với các phương pháp như Batch Picking, Wave Picking….;
- Tối ưu quy trình bổ sung hàng, đảm bảo hàng luôn có sẵn trong kho.
Quản lý kho trong lĩnh vực sản xuất
Trong dây chuyền sản xuất, hệ thống quản lý kho đảm bảo nguyên vật liệu, nguyên phụ kiện luôn có sẵn, tối ưu quy trình cung cấp vật tư, giảm tình trạng thiếu hụt hoặc tồn dư nguyên liệu;
- Tối ưu quá quy trình bổ sung nguyên vật liệu, tự động tạo lệnh chuyển hàng từ kho chính đến khu vực dây chuyền sản xuất;
- Quản lý theo nguyên tắc Just-inTime, phối hợp chặt chẽ với hệ thống ERP/MRP;
- Hỗ trợ theo dõi công việc đang tiến hành (WIP – Work-in-Process), quản lý tồn kho của các sản phẩm đang ở trong giai đoạn sản xuất.
Quản lý kho trong logistics 3PL
Giải pháp quản lý kho giúp các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba tối ưu quản lý cho nhiều khách hàng khác nhau:
- Quản lý đa chủ sở hữu (Multi-Client Management), phân tách tồn kho và báo cáo chi tiết cho từng khách hàng trên cùng một hệ thống;
- Tự động tính phí dịch vụ;
- Tích hợp các hệ thống ERP/MOS của khách hàng;
- Tích hợp TMS để đồng bộ quá trình vận tải và quản lý kho.
Quản lý kho giữ vai trò cốt lõi đảm bảo sự vận hành hiệu quả, trơn tru của tất cả các hoạt động trong chuỗi cung ứng. Sự phức tạp của môi trường kinh doanh hiện đại yêu cầu các doanh nghiệp phải nhanh chóng chuyển đổi từ các hệ thống quản lý thủ công, rời rạc sang các giải pháp toàn diện, hiệu quả, hỗ trợ theo dõi theo thời gian thực cũng như đảm bảo tính chính xác cao của dữ liệu.
Giải pháp quản lý kho thông minh ứng dụng công nghệ RFID của Trackify sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả những thách thức gặp phải. Trackify cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai toàn diện: từ tư vấn, thiết kế phần mềm, lắp đặt phần cứng tới kiểm thử và bàn giao.
Giải pháp quản lý kho của Trackify hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực với độ chính xác tới 99.99%, tự động hóa quy trình nhập xuất, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện hiệu suất hoạt động của kho và hỗ trợ tích hợp các phần mềm quản lý khác. Liên hệ Trackify tại Hotline 0914.774.885 hoặc điền form Tại đây để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết hệ thống quản lý kho hiệu quả.
