Thực trạng quản lý tài sản công
Hiện nay, việc quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ chủ yếu được thực hiện thủ công hoặc ghi nhận trên file excel. Điều này khiến việc theo dõi và kiểm soát tài sản công gặp nhiều khó khăn, dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài sản, sai lệch dữ liệu và hạn chế việc khai thác và sử dụng tài sản hiệu quả.
Quản lý thủ công
Phần lớn cơ quan, đơn vị vẫn quản lý tài sản công bằng Excel hoặc hồ sơ giấy. Dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực gây khó khăn cho việc tổng hợp, đối chiếu, tra cứu và lập báo cáo định kỳ.
Thiếu chuẩn hóa dữ liệu
Mỗi đơn vị sử dụng mẫu biểu và mã tài sản khác nhau, lưu trữ dữ liệu trên các file Excel riêng lẻ. Thiếu hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung dẫn đến khó khăn cho các Bộ, Sở, Ngành trong công tác tổng hợp, thống kê và quản lý.
Thiếu minh bạch và giám sát
Quy trình báo cáo và phê duyệt còn thực hiện thủ công, thiếu cơ chế phân quyền và phân cấp quản lý rõ ràng. Dữ liệu không được chia sẻ công khai giữa các đơn vị, hạn chế tính minh bạch và khả năng giám sát việc sử dụng tài sản công.
Khó kiểm soát tình trạng tài sản
Không thể theo dõi tình trạng, vị trí, lịch sử và biến động tài sản theo thời gian thực, dẫn tới một số tài sản bị sử dụng sai mục đích hoặc kém hiệu quả, không được khai thác tối đa và lãng phí tài sản công.
Kiểm kê tài sản tốn nhiều nguồn lực
Công tác kiểm kê vẫn được thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và nhân lực. Quá trình đối chiếu dữ liệu và theo dõi điều chuyển, thanh lý tài sản phức tạp, thiếu minh bạch.
Công tác lập kế hoạch và dự toán chưa chính xác
Dữ liệu không được cập nhật đồng bộ và kịp thời khiến các báo cáo phục vụ cho việc lập kế hoạch và dự toán thiếu tính chính xác. Điều này dẫn tới tình trạng trùng lặp hoặc lãng phí tài sản.
Giải pháp hệ thống quản lý tài sản công
Hệ thống phần mềm quản lý tài sản công ứng dụng công nghệ RFID và Barcode được thiết kế nhằm số hóa và tối ưu toàn bộ quy trình quản lý sử dụng tài sản công tại các cơ quan và đơn vị.
Giải pháp quản lý tài sản công gồm 2 thành phần chính:
- Phần cứng hệ thống:
- Máy in tem mã vạch;
- Decal in nhãn;
- Mực in;
- Máy đọc mã vạch cầm tay;
- Phần mềm hệ thống:
- Web trung tâm: Quản lý tài sản với các nghiệp vụ theo dõi thông tin và quản lý tài sản, ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển tài sản và xem các báo cáo, thống kê;
- Mobile app: Ứng dụng Android để quét mã vạch trong quá trình thực hiện kiểm kê và kiểm tra thông tin tài sản.
Số hóa quy trình quản lý tài sản
Giúp các đơn vị, cơ quản chuyển đổi từ mô hình quản lý thủ công sang quản lý số trên hệ thống phần mềm tập trung. Dễ dàng quản lý thông tin tài sản công theo thời gian thực, giảm thời gian và nhân lực so với quản lý thủ công.
Minh bạch, chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu
Dữ liệu về tài sản công được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất, áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo đồng bộ với hệ thống kế toán và báo cáo của Nhà nước.
Tự động hóa kiểm kê và cập nhật thông tin tài sản công
Công nghệ RFID cho phép quét nhanh thông tin tài sản bằng thiết bị đầu đọc RFID. Tốc độ kiểm kê nhanh chóng, mọi thay đổi về tài sản đều được cập nhật theo thời gian thực.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Hệ thống quản lý quản lý tài sản công RFID và Barcode giúp tự động hóa các quy trình từ ghi tăng, điều chuyển, kiểm kê tới báo cáo. Cán bộ quản lý giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ và kiểm kê tài sản công.
Hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo
Phần mềm cung cấp dashboard trực quan giúp ban lãnh đạo theo dõi số lượng, xu hướng sử dụng và tình trạng tài sản theo thời gian thực. Hệ thống tổng hợp báo cáo chi tiết, hỗ trợ lập kế hoạch mua sắm, điều chuyển hoặc thanh lý tài sản.
Phân quyền và giám sát
Phần mềm hỗ trợ phân quyền cho từng tài khoản theo vai trò và trách nhiệm. Nhà quản lý có thể giám sát hoạt động của các bộ phận, theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản và thực hiện phê duyệt các yêu cầu.
Dễ dàng tích hợp hệ thống khác
Cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý khác như phần mềm kế toán, ERP, cổng dịch vụ công để chia sẻ dữ liệu tự động.
Tuân thủ quy định về quản lý tài sản công
Hệ thống được thiết kế đảm bảo tuân thủ luật quản lý sử dụng tài sản công như Nghị định số 151/2017/NĐ-CP của Chính phủ, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017. Phần mềm hỗ trợ lập báo cáo quản lý sử dụng tài sản công theo đúng quy định, giúp cơ quan, đơn vị dễ dàng đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của Nhà nước.
Hệ thống quản lý tài sản công
Máy in tem mã vạch
- Chức năng: In thông tin lên bề mặt tem và ghi thông tin vào chip RFID;
- Thương hiệu: Zebra – Thương hiệu hàng đầu trong ngành công nghệ & thiết bị in ấn;
- Model: ZD500R hoặc ZD621R tối ưu cho in tem trang sức;
- Độ phân giải: lên đến 300DPI, in sắc nét, rõ đẹp;
- Sử dụng: Thao tác dễ dàng, hoạt động bền bỉ;
- Bảo hành 1 năm;
- Giá: 45.000.000 – 55.000.000 (chưa bao gồm VAT);
Decal in tem nhãn
- Chức năng: Decal in nhãn là loại nhãn tự dính có lớp keo ở mặt sau, sau khi in thông tin lên chỉ cần bóc ra và dán trực tiếp lên bề mặt của tài sản, công cụ dụng cụ;
- Nguồn gốc: Avery Dennison (Mỹ), Fasson (Mỹ), Lintec (Nhật Bản),…;
- Kích thước: Tùy chỉnh theo nhu cầu;
- Bề mặt giấy: Màu trắng mờ, bạc, trong suốt,…;
- Chiều dài cuộn: 50 mét, 100 mét,…;
- Số lượng tem nhãn: Khoảng 600 nhãn/cuộn;
Mực in tem nhãn
- Chức năng: Mực in tem nhãn giúp in thông tin, mã vạch, logo,.. lên decal tem nhãn;
- Nguồn gốc: Avery Dennison (Mỹ); Ricoh (Nhật Bản); DNP (Nhật Bản),…;
- Kích thước: Rộng 110mm x Dài 300m;
- Màu sắc: Đen;
Máy đọc mã vạch cầm tay
- Chức năng: Kiểm đếm – Kiểm kê – Tìm kiếm nhanh dựa trên sóng RFID;
- Hiệu năng: Gấp 15-20 lần so với cách quét Barcode/QRcode nhờ tốc độ quét cực nhạy có thể đạt tới 500 tem/giây trong điều kiện cho phép;
- Thương hiệu: Zebra – Thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực RFID;
- Model: TC26;
- Thao tác dễ dàng, hoạt động bền bỉ;
- Bảo hành 1 năm;
- Giá: 11.000.000 – 15.000.000 (chưa bao gồm VAT);
Phần mềm quản lý tài sản công
Phần mềm quản lý tài sản công là giải pháp giúp cơ quan, đơn vị hành chính quản lý hiệu quả tài sản, tối ưu quy trình quản lý và vận hành, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, giảm thất thoát, lãng phí tài sản công, hướng đến chuyển đổi số toàn diện trong công tác quản lý hành chính.
Tính năng phần mềm quản lý tài sản công
Tính năng quản lý tài sản cố định
Nhóm tính năng quản lý tài sản cố định hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản, cho phép theo dõi chi tiết thông tin của tài sản theo từng giai đoạn:
- Ghi tăng tài sản cố định: Ghi tăng cho các tài sản công cố định như máy móc, thiết bị, phòng làm việc, phương tiện vận tải,….;
- Ghi giảm tài sản cố định: Thực hiện ghi giảm tài sản khi thanh lý, nhượng bán, chuyển giao;
- Kiểm kê tài sản: Lập và đối chiếu danh mục tài sản thực tế với cơ sở dữ liệu hệ thống;
- Tách tài sản cố định khỏi bộ;
- Điều chuyển tài sản cố định: Ghi nhận việc chuyển tài sản cố định giữa các phòng ban, đơn vị;
- Chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ;
- Đánh giá lại tài sản cố định;
- Khai thác tài sản cố định: Bao gồm 4 loại tài sản là tài sản kinh doanh, tài sản cho thuế, tài sản liên doanh liên kết và các hình thức khác;
- Khấu hao tài sản cố định;
- Hao mòn tài sản cố định.
Tính năng quản lý công cụ dụng cụ
Nhóm tính năng quản lý công cụ dụng cụ cho phép ghi tăng, giảm, theo dõi số liệu kiểm kê và điều chuyển công cụ dụng cụ:
- Ghi tăng công cụ dụng cụ;
- Ghi giảm công cụ dụng cụ;
- Kiểm kê công cụ dụng cụ;
- Điều chuyển công cụ dụng cụ.
Tính năng tăng cường cơ sở vật chất
Hệ thống hỗ trợ tạo 2 loại phiếu yêu cầu:
- Phiếu trang bị tài sản: Sử dụng trong trường hợp cán bộ, đơn vị có nhu cầu trang bị mới tài sản, gồm các loại:
- Trang bị cho cán bộ: mua mới hoặc xin cấp tài sản cho đích danh cán bộ thuộc đơn vị, bộ phận;
- Trang bị cho bộ phận: mua mới hoặc xin cấp tài sản dùng chung cho bộ phận;
- Trang bị cho đơn vị: mua mới hoặc xin cấp tài sản dùng chung cho đơn vị;
- Phiếu xử lý tài sản: Sử dụng trong các trường hợp sau:
- Điều chuyển tài sản;
- Sửa chữa tài sản;
- Tài sản hỏng không sử dụng được, muốn xử lý/ghi giảm.
Tính năng báo cáo
Nhóm tính năng báo cáo hỗ trợ tổng hợp, phân tích và lập báo cáo chi tiết và báo cáo tổng quan về toàn bộ tài sản công của đơn vị, cơ quan:
- Tổng hợp tài sản của đơn vị: Báo cáo thể hiện toàn bộ tài sản thuộc đơn vị quản lý. Cán bộ quản lý có thể lọc theo đơn vị, bộ phận, người sử dụng hoặc loại tài sản.
- Báo cáo chi tiết
- Báo cáo tổng hợp hiện trạng sử dụng tài sản công;
- Báo cáo cung cấp thông tin tài chính;
- Báo cáo hiện trạng sử dụng nhà – đất;
- Báo cáo tăng, giảm tài sản công;
- Báo cáo hao mòn / khấu hao tài sản.
- Báo cáo công khai
- Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản nhà nước;
- Báo cáo công khai tình hình quản lý, sử dụng tài sản công;
- Báo cáo công khai việc cho thuê tài sản nhà nước;
- Báo cáo công khai tình hình xử lý tài sản công.
Tính năng bảo trì bảo dưỡng tài sản
Nhóm tính năng hỗ trợ quản lý quy trình bảo trì, bảo hành các tài sản công. Gồm 4 tính năng chính là:
- Bảo trì bảo dưỡng;
- Kiểm định;
- Bảo hành;
- Bảo hiểm.
Tính năng sổ tài sản, văn bản pháp quy
Tính năng Sổ tài sản cung cấp danh sách chi tiết toàn bộ tài sản kinh doanh của đơn vị.
Tính năng Văn bản pháp quy hỗ trợ người dùng nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu và quản lý các văn bản, quyết định ban hành trong đơn vị.
Tính năng danh mục hệ thống
Nhóm tính năng danh mục hệ thống cung cấp danh mục chuẩn hóa phục vụ công tác quản lý tài sản công:
Tính năng quản trị hệ thống
Nhóm tính năng quản trị hệ thống hỗ trợ công tác quản lý, phân quyền và thiết lập người dùng trên hệ thống.
Tại đây cán bộ quản lý cũng có thể thiết lập định mức và tiêu chuẩn sử dụng tài sản công cũng như theo dõi log của hệ thống để đảm bảo bảo mật.
Lợi ích của hệ thống
quản lý tài sản công
Việc triển khai hệ thống quản lý sử dụng tài sản công mang lại những lợi ích thiết thực như sau.
Kiểm kê nhanh chóng và chính xác
Kiểm kê tài sản nhanh chóng bằng đầu đọc RFID với độ chính xác cao. Hạn chế nguy cơ thất lạc do tài sản bị chuyển vị trí trái phép, giảm nguy cơ thất thoát và sử dụng sai mục đích.
Tự động hóa quy trình lập báo cáo
Phần mềm quản lý tài sản công tự động xuất các loại báo cáo chi tiết theo luật quản lý tài sản công, tiết kiệm thời gian cho ban lãnh đạo và kế toán tài sản trong mỗi kỳ báo cáo.
Chuẩn hóa dữ liệu tài sản công
Giải pháp quản lý tài sản công thiết lập tiêu chuẩn cho cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa thông tin theo mã định danh duy nhất. Từ đó đơn vị có thể quản lý tài sản tập trung trên một nền tảng và dễ dàng tra cứu, quản lý.
Số hóa dữ liệu về tài sản công
Toàn bộ thông tin về tài sản đều được tổng hợp và lưu trữ trên hệ thống. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và được chuẩn hóa, góp phần tăng tính minh bạch trong quản lý tài sản công và hỗ trợ tra cứu khi cần thiết.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực quản lý
Hệ thống tự động hóa giảm thiểu các công việc thủ công, giảm khối lượng nhân sự cần thiết cho các công tác kiểm kê định kỳ.
Tuân thủ quy định về quản lý tài sản công
Phần mềm tuân thủ các quy định tại luật quản lý và sử dụng tài sản công. Nhờ vậy, các cơ quan, đơn vị có thể thực hiện ghi nhận, kiểm kê, điều chuyển và thanh lý tài sản đúng quy trình nghiệp vụ và hạn chế rủi ro sai sót trong công tác kiểm tra, thanh tra và báo cáo.
Dễ dàng phân quyền và giám sát hoạt động từng bộ phận
Hỗ trợ quản lý tài sản phân cấp, cho phép cấu hình chi tiết theo từng phòng ban, đơn vị và nhóm người dùng.
Dễ dàng tích hợp các hệ thống khác
Phần mềm quản lý sử dụng tài sản công có khả năng kết nối và chia sẻ với các phần mềm khác như phần mềm kế toán, hệ thống cơ sở dữ liệu ngành và các nền tảng khác.
Đơn vị, cơ quan nói gì về Trackify?
