The Sentry là công ty chuyên cung cấp không gian làm việc co-working space, văn phòng cho các start-up công nghiệ, tài chính, đầu tư. The Sentry hướng tới xây dựng một cộng đồng dành riêng cho các nhà sáng tạo, khởi nghiệp, doanh nhân công nghệ, nhân tài trẻ.
Các sự kiện của The Sentry thường được tổ chức vào cuối tuần, với quy mô từ 500 – 700 người tham dự.
Cung cấp không gian làm việc và quản lý văn phòng
Hệ thống quản lý sự kiện ứng dụng công nghệ RFID
Thực trạng trước khi triển khai
Là đơn vị vận hành không gian làm việc và tổ chức nhiều sự kiện chuyên nghiệp, The Sentry đối mặt với các thách thức:
- Quy trình bán vé và quản lý người tham dự còn phân tán giữa nhiều công cụ khác nhau.
- Check-in – check-out thủ công, dễ xảy ra ùn tắc vào giờ cao điểm.
- Thiếu hệ thống báo cáo tập trung để theo dõi doanh thu, số lượng khách tham dự, hiệu suất bán vé.
- Nhu cầu tích hợp thanh toán online đồng bộ, đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
- Quy trình bán vé và kiểm soát ra vào thủ công gây chậm trễ tại các điểm tiếp đón.
- Nhu cầu về một hệ thống quản lý tập trung các dịch vụ như vòng tay định danh và nạp tiền (Topup) cho khách tham dự.
- Yêu cầu hạ tầng máy chủ ổn định, có khả năng đáp ứng lượng truy cập lớn cùng lúc trong các đợt mở bán vé cao điểm.
Trong bối cảnh sự kiện cần tốc độ xử lý nhanh, dữ liệu chính xác và khả năng mở rộng, một hệ thống quản lý tập trung, vận hành trên nền tảng Cloud là yêu cầu bắt buộc.
Giải pháp hệ thống quản lý sự kiện ứng dụng RFID
Sau khi nghiên cứu và phân tích, Trackify đề xuất triển khai Hệ thống quản lý sự kiện tổng thể, bao gồm phần mềm bán vé, quản lý vận hành và ứng dụng check-in chuyên dụng.
- Hệ thống bán vé online
- Nền tảng Web Cloud – đã bao gồm chi phí thuê Server.
- Hỗ trợ đăng ký, đăng nhập, quản lý tài khoản cá nhân.
- Trang chủ, module bán vé online tối ưu trải nghiệm người dùng.
- Gửi email vé tự động thông qua hệ thống tài khoản và dịch vụ email do The Sentry cung cấp.
- Tích hợp cổng thanh toán OnePay.
- Đáp ứng tối thiểu 500 users truy cập đồng thời.
- Mô hình Perpetual License – sử dụng lâu dài, tối ưu chi phí đầu tư.
- Phần mềm quản lý sự kiện
- Dashboard theo dõi tổng quan.
- Quản lý vòng tay – trạng thái sử dụng – phân loại quyền truy cập.
- Quản lý bán vé và doanh thu.
- Báo cáo chi tiết theo thời gian thực.
- Quản trị hệ thống và phân quyền người dùng.
- Quản trị dịch vụ Topup.
- Ứng dụng Check-in – Check-out
- Đăng nhập theo tài khoản phân quyền.
- Check-in – Check-out nhanh chóng.
- Tra cứu thông tin vé.
- Quản lý thiết bị sử dụng tại cổng kiểm soát.
- Web bán hàng cho đối tác
- Module đăng nhập riêng cho đối tác.
- Bán hàng trực tiếp.
- Theo dõi lịch sử bán hàng minh bạch.
- Giúp mở rộng kênh phân phối vé nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát dữ liệu tập trung.
Kết quả đạt được
- 100% quy trình check-in - check-out được thực hiện trên App, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực
- 100% dữ liệu bán vé và lịch sử giao dịch của đối tác được lưu trữ tập trung
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình bán vé online, quản lý tài khoản và quản lý sự kiện trên một nền tảng thống nhất
- Kiểm soát tập trung vòng tay và trạng thái vé thông qua hệ thống quản lý và app check-in - check-out
- Hỗ trợ đối tác bán vé thông qua web bán hàng riêng, theo dõi minh bạch lịch sử bán hàng
- Tăng tính chủ động trong vận hành nhờ Dashboard, báo cáo và các module quản trị hệ thống - quản trị dịch vụ Topup
