CÁCH TÍNH ROI CHO DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ RFID
Thật khó để đưa ra một con số rõ ràng và đáng tin cậy khi tính toán hiệu quả đầu tư (ROI) khi triển khai các dự án RFID. Tuy nhiên, nếu không tính ra được hiệu quả đầu tư, chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều sự phản đổi từ CFO khi xin chủ trương đầu tư từ ban lãnh đạo công ty cho dự án của mình.
Trong bài viết này, Trackify với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án thực tế sẽ chia sẻ cách thức tính hiệu quả kinh doanh (ROI) đối với một dự án đầu tư triển khai RFID. Các nội dung bao gồm:
- Cách thức tính toán các chi phí vận hành đối với các quy trình hiện tại.
- Ước lượng chi phí do các tổn hại về mất mát tài sản và chi phí về nguồn lực và thời gian để giải quết các mất mát đó khi không có hệ thống theo dõi tải sản hiệu quả.
- Cách tính hiệu quả đầu tư dự kiến khi triển khai một dự án quản lý tài sản hoặc quản lý kho bằng RFID.
Từ đó chúng ta có cái nhìn tổng thể để xác định xem hệ thống có cần thiết và phù hợp với tổ chức của mình không? Chi phí đầu tư có mang lại hiệu quả tương xứng hay không?
Danh mục nội dung
Hệ thống định danh qua tần số vô tuyến (RFID) hứa hẹn tạo ra một cách thức đột phá trong việc kiểm kê hạch toán tài sản và hàng tồn kho tại các tổ chức, doanh nghiệp. Bằng cách dán các tem/nhãn vào các tài sản, mặt hàng cần quản lý, giúp cho doanh nghiệp có thể:
- Tự động phát hiện việc dịch chuyển của tài sản đi qua các điểm kiểm soát.
- Rút ngắn thời gian kiểm kê từ 10-15 lần so với cách thức kiểm kê theo mã vạch truyền thống.
- Ngăn chặn và giảm thiểu tình trạng thất lạc và mất cắp tài sản.
- Các nghiệp vụ liên quan đến tài sản như nhập kho, xuất kho, điều chuyển, thanh lý, bảo dưỡng… được theo dõi một cách liên tục và trực tuyến
- Các tài sản và hàng hóa quan trọng có thể được giám sát và theo dõi một cách chặt chẽ hơn.
Không có gì ngạc nhiên khi RFID ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như sản xuất, bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, giao thông vận tải và năng lượng. Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào cần theo dõi tài sản có giá trị cao hoặc số lượng lớn thì đều nên cân nhắc sử dụng công nghệ RFID.
Bất chấp những lợi ích trực quan có thể cảm nhận được từ việc nâng cao khả năng hiển thị thông tin tài sản đến khả năng nâng cao lao động… Các công ty vẫn vật lộn với việc cân nhắc xem việc ứng dụng công nghệ RFID có thực sự mang lại hiệu quả không và nếu có thì bao nhiêu? Chính vì vậy họ cần một bảng phân tích về lợi ích mạng lại từ đầu tư (ROI) hệ thống. Tuy nhiên, nhiều công ty phải vật lộn với việc làm thế nào để xác định đúng ROI do tính chất phức tạp trong các quy trình hoạt động của họ và cụ thể hơn là các thức tính toán các chi phí không định lượng được trong tình hình hiện tại của họ.
ĐỊNH LƯỢNG CÁC CHI PHÍ CỦA HỆ THỐNG HIỆN TẠI
Khía cạnh quan trọng nhất và gần như là thách thức nhất của bất kỳ công thức tính ROI nào đó là phải xác định được tác động chi phí của quy trình hiện có. Đây phải là bước đầu tiên trong bất kỳ cách thức tính định giá nào. Ví dụ nếu việc giải quyết tài sản thất lạc là mục tiêu của bạn, thì chúng ta cần phải biết:
- Tài sản nào bị thất lạc?
- Tần xuất xảy ra thất lạc?
- Chi phí tìm kiếm các tài sản bị thất lạc khi cần đến chúng?
Trong nhiều trường hợp liên quan đến thất lạc tài sản, chi phí này không chỉ giới hạn ở việc tốn thời gian và người đi tìm lại tài sản đó mà nó còn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và chi phí cơ hội khác. Việc xác định chi phí này là bắt buộc vì nó đường cơ sở để đo lường tất các các cải tiến về sau.
Vậy làm thế nào để xác định được chi phí này? Giống như tất cả các loại chi phí chúng ta bàn bạc trong chủ đề này, câu trả lời phụ thuộc rất nhiều vào quy trình hoạt động đặc thù của từng đơn vị. Mỗi công ty đều có quy trình khác nhau và các vấn đề khác nhau tác động đến từng quy trình. Điểm then chốt là cần phải xác định được vấn đề nào là quan trọng nhất và đi vào tính toán các yếu tố về kinh tế liên quan đến vấn đề đó. Nếu ai đó cân nhắc áp dụng các hệ thống RFID thì ít nhất họ cũng phải có một ý tưởng chung về lý do tại sao họ lại cần một hệ thống như vậy? Đây chính là bước đầu tiên trong việc xác định nhu cầu cần thiết nhất. Và cách tốt nhất để xác định được nhu cầu là trả lời các câu hỏi sau đây:
- Những tài sản nào là quan trọng và cần kiểm đếm số lượng chính xác? Thông tin này các cụ thể càng tốt. Ví dụ, nếu công ty coi tài sản quan trọng là “công cụ”, thì đó là tất cả các công cụ hay chỉ là những công cụ có giá trị nhất định nào đó? Chỉ là các công cụ cầm tay? Chỉ là các công cụ giao cho một bộ phận hoặc một dự án cụ nào đó?
- Độ chính xác về các con số cho từng loại tài sản hiện tại ở mức nào? Định lượng tốt nhất co thể về độ chính xác của hàng tồn kho. Nếu công ty vừa mới thực hiện kiểm kê thì đó là một khởi đầu thuận lợi. Nếu không chúng ta cần hỏi các thông tin như là: “Tỉ lệ tài sản thất lạc trong các đợt kiểm kê định kỳ theo ngày/tuần/tháng của công ty?” hoặc “Tần xuất các mặt hàng, tài sản bị thiếu va thường là bao nhiêu?”
- Giá trị nội tại của những tài sản này là bao nhiêu? Ví dụ giá trị thực tể của một băng dữ liệu chỉ là 50$. Nhưng cái giá phải trả của việc mất thông tin có thể lên đến hàng triệu đô la. Khi chúng ta xác định chi phí nội tại của bất kỳ tài sản nào, hãy đặt câu hỏi “Tác động về mặt chi phí của việc mất hoặc không tìm thấy tài sản đó là gì?”. Trong môt số trường hợp (ví dụ liên quan đến tính mạng của con người) thì tải sản đó có thể là vô giá.
- Các chi phí hiện tại để quản lý tài sản đang là bao nhiêu? Các vấn đề về kiểm kê hiện đang được xử lý như nào? Nếu một tài sản nào đó bị thiếu? Cách thức tìm kiếm và xác định lại vị trí tài sản đó như nào? Tác động về mặt chi phí của vấn đề này ra sao? Ví dụ: Một người cần dành 10h mỗi tuần để tìm kiếm các tài sản thất lạc với chi phí X đo la mỗi giờ. Khi cần bổ sung, thì có cần đặt hàng thay thế với chi phí vận chuyển nhanh không? Chi phí đó là bao nhiêu? Các báo cáo thực tế cần được thực hiện thường xuyên để duy trì việc kiểm kê hay không? Yếu tố chi phí tổng thể của các nhân tố này là gì?
- Các chi phí phụ trợ liên quan đến các tài sản thất lạc là gì? Ngoài các chi phí quản lý trực tiếp, các chi phí khác liên quan đến việc mất tải sản là gì? Doan thu bị mất liên quan đến việc thiếu hụt thành phẩm là bao nhiêu? Những tác động đến sản xuất khi không có sẵn nguyễn liệu thô hoặc dụng cụ sản xuất là gì? Mức độ tác động của việc số liệu kiểm kê không chính xác tác động như nào đến các bộ phận khác và đến khách hàng như thế nào?
Ngoài các loại chi phí kể trên, có thể có các loại chi phí khác liên quan đến từng tình huốn cụ thể. Hãy xem xét từng loại chi phí một cách cẩn thận. Một trong các thách thức trong việc xác định hiệu quả đầu tư về bất kỳ công nghệ nào, không chỉ riêng RFID đó là nhiều loại chi phí thường khó mô tả bằng tiền. Ví dụ như giảm sự hài lòng của khách hàng hoặc giảm năng suất. Đây là các yếu tố rất có giá trị, nhưng lại rất khó quy ra tiền cụ thể. Tuy nhiên chúng ta cần định lượng được nó tốt nhất có thể để từ đó có cơ sở tính ROI, trong trường hợp này các giả định có thể cần được đưa ra.
Khi chúng ta có được thông tin cho từng câu hỏi ở trên, khi đó chúng ta mới có đủ cơ sở để tính toán về mặt chi phí. Ở mức cơ bản nhất, công thức có thể tính như sau:
Tổng giá trị tài sản = Số lượng tài sản x Giá trị nội tại trung bình của tài sản
Lưu ý: giá trị nội tại trung bình của tài sản có thể sử dụng giá trị khấu hao tài sản hàng năm.
Khi đó ta có công thức:
Tổng chi phí thiệt hai do vấn đề quản lý tài sản hàng năm = (Tổng giá trị tài sản x Tỉ lệ tài sản thất lạc) + Chi phí quản lý hàng năm + Chi phí phụ trợ hàng năm.
Con số “Tổng chi phí thiệt hai do vấn đề quản lý tài sản hàng năm” thể hiện tổng tất cả các loại chi phí thiệt hại liên quan đến các vấn đề trong quản lý tài sản. Đó cũng chính là tổng chi phí có khả năng tiết kiệm được nếu các vấn đề liên quan đến quản lý tài sản được giải quyết 100%. Khi chúng ta nhận thức được con số này, hiển nhiên là chúng ta muốn cải thiện nó. Trong khi đó, với bất kỳ dự án nào, mọi người đều mong muốn giảm 100% chi phí này, thực tế thì con số cuối cùng rất có thể sẽ thấp hơn 100%.
ÁP DỤNG TÍNH ROI CHO DỰ ÁN RFID
Với các kiến thức cơ bản về công thức ở trên, bây giờ chúng ta sẽ xem xét các chi phí thông thường liên quan đến một số loại dự án điển hình áp dụng công nghệ RFID. Mặc dù có nhiều loại ứng dụng khác nhau, nhưng hầu hết phân thành 2 nhóm chính: Quản lý tài sản bằng RFID và Quản lý kho bằng RFID.
Quản lý kho bằng RFID
Ở đây, hàng tồn kho được định nghĩa là bất kỳ mặt hàng nào được sản xuất hoặc tiêu thụ trong quá trình sản xuất của một công ty. Như vậy, khoản mục này bao gồm nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang, vật tư, … Tất cả các khoản mục này đều có chung các đặc điểm sau:
- Chúng đều là tạm thời, có thời gian lưu kho ngắn. Tất cả đều di chuyển từ nơi này sang nơi khác trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh bình thường.
- Tất cả chúng đều có giá trị. Có một chi phí có thể xác định cho từng mặt hàng.
- Chúng đều có các luồng nghiệp vụ liên quan đến sản xuất, vận chuyển.
Những đặc điểm này tạo ra một môi trường nơi các tài sản có giá trị được di chuyển từ nơi này sang nơi khác. Quản lý không đúng dẫn đến không có những thứ phù hợp ở đúng nơi vào đúng thời điểm. Nguyên nhân chính dẫn đến điều này sự mất mát hoặc thất lạc của một tỷ lệ hàng tồn kho nhất định. Điều này dẫn đến số lượng thực tế của các mặt hàng có sẵn ít hơn số lượng dự kiến. Có một số chi phí có thể xác định được liên quan đến vấn đề này mà việc triển khai giải pháp RFID giải quyết:
- Chi phí thay thế: Khi hàng tồn kho bị thiếu chúng cần được thay thế. Thông thường, chi phí này cao hơn chi phí tiêu chuẩn của mặt hàng vì số lượng đặt hàng nhỏ hơn và có liên quan đến phí vận chuyển nhanh. Nếu hàng tồn kho bao gồm hàng thành phẩm, thì chi phí thay thế chuyển thành chi phí bán hàng nhanh, tức là, chi phí kéo hàng tồn kho từ một địa điểm khác và xử lý lô hàng là bao nhiêu?
- Bị mất hàng hoặc không vận chuyển kịp thời: Thông thường trong môi trường bán lẻ, nếu hàng tồn kho không có sẵn trên kệ, doanh thu sẽ bị mất khi khách hàng đi nơi khác. Đối với một nhà sản xuất, hậu quả (tiền phạt, đơn đặt hàng bị hủy, v.v.) của việc không đáp ứng thời hạn giao hàng do thiếu sản phẩm, hoặc vận chuyển sai sản phẩm hoặc số lượng sản phẩm là gì?
- Tăng thời gian chết: Các dây chuyền sản xuất tốn kém chi phí vận hành. Máy móc có đang ngồi chờ nguyên liệu không? Người lái xe nâng thường chờ đồ mà không tìm được? Tính tổng chi phí (tiền công, điện năng / nhiên liệu, v.v.) chờ đợi các vật liệu cần thiết. Những chi phí này có thể được giảm bớt khi chúng ta biết chính xác về tình trạng vật liệu.
- Kiểm kê và thời gian tìm kiếm: Nhiều công ty thường ngạc nhiên về việc dành bao nhiêu thời gian để kiểm soát độ chính xác của hàng tồn kho. Kiểm kê thực tế được thực hiện thường xuyên như thế nào? Chúng mất bao lâu? Bao nhiêu giờ công được dành để tìm kiếm hàng tồn kho bị thiếu? RFID không chỉ có thể giảm thiểu nhu cầu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho mà còn có thể giảm thời gian thực hiện việc đó. Tính toán số tiền lương được chi cho các quá trình này và làm thế nào để dành thời gian tốt hơn.
Tất cả các chi phí này nên được tính vào công thức cơ bản mà chúng ta đã xem xét ở trên. Không phải tất cả hàng tồn kho đều có tỷ lệ co ngót như nhau, do đó, các mặt hàng có xu hướng thiếu chính xác cao nhất nên được đánh giá trước. Độ chính xác của hàng tồn kho đó là bao nhiêu? Sau đó định lượng và cộng các chi phí liên quan được thảo luận ở đây để hoàn thành việc tính toán.
Ví dụ 1: Một nhà sản xuất vật tư, phụ tùng ô tô mất 3% lượng hàng tồn kho thành phẩm mỗi năm. Điều này dẫn đến nhu cầu định kỳ phải gấp rút sản xuất và xúc tiến các lô hàng.
| Hạng mục | Công thức | Giá trị |
| Tổng số tài sản | 50.000 / năm | |
| Tỉ lệ hiển thị không chính xác do thất lạc, mất mát | x | 0,03 |
| Thiếu hàng tồn kho | = | 1500 / năm |
| Giá trị nội tại trung bình của tài sản | x | 100 $ / tải sản |
| Tổng giá trị tài sản thất lạc | 150.000 $ | |
| Chi phí quản lý hàng năm | ||
| + | 15.000 $ |
| + | 7.500 $ |
| + | 520 $ |
| Chi phí phụ trợ hàng năm | ||
| + | 12.000 $ |
| + | 400 $ |
| Tổng chi phí thiệt hại liên quan đến các vấn đề về quản lý tài sản | = | 185.420 $ |
Để so sánh, hãy kiểm tra cùng một kịch bản trong đó hệ thống RFID cắt giảm tỷ lệ co ngót 2/3 (ước tính thận trọng) xuống còn 1% và loại bỏ nhu cầu kiểm kê hàng năm:
| Hạng mục | Công thức | Giá trị |
| Tổng số tài sản | 50.000 / năm | |
| Tỉ lệ hiển thị không chính xác do thất lạc, mất mát | x | 0,01 |
| Thiếu hàng tồn kho | = | 500 / năm |
| Giá trị nội tại trung bình của tài sản | x | 100 $ / tải sản |
| Tổng giá trị tài sản thất lạc | 50.000 $ | |
| Chi phí quản lý hàng năm | ||
| + | 5.000 $ |
| + | 2.500 $ |
| + | 260 $ |
| Chi phí phụ trợ hàng năm | ||
| + | 6.000 $ |
| Tổng chi phí thiệt hại liên quan đến các vấn đề về quản lý tài sản | = | 63.760 $ |
Tiết kiệm hàng năm hơn 120.000 $, không bao gồm chi phí hệ thống RFID (sẽ được thảo luận ở phần sau). Công ty hiện có thể xác định xem khoản tiết kiệm chi phí này có đủ phù hợp để theo đuổi việc đánh giá RFID hay không.
Quản lý tài sản bằng RFID
Tài sản khác với hàng tồn kho ở chỗ chúng là những vật thuộc sở hữu vĩnh viễn được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc vận chuyển hàng tồn kho hoặc cho hoạt động chung của công ty. Chúng có thể bao gồm dụng cụ, thùng chứa, máy tính, khuôn mẫu, pallet hoặc tệp. Chúng có những đặc điểm sau:
- Chúng là các khoản mục vốn, thường có giá trị hao mòn
- Dù có thể di chuyển nhưng cuối cùng chúng vẫn có một vị trí đâu đó trong nhà xưởng
- Sự tồn tại của họ là cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
Mặc dù có nhiều loại TSCĐ nhưng TSCĐ cần đặc biệt quan tâm là loại có giá trị nội tại cao. Những tài sản này thường cần được định vị để sử dụng nhiều lần, và việc không thể xác định được vị trí của chúng hoặc xác định chúng đã ở đâu có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất và tài chính. Các công cụ có thể cần được hiệu chuẩn. Thiếu khuôn có thể làm ngừng sản xuất. Một container bị thiếu có thể làm chậm trễ chuyến hàng. Máy tính và tệp bị thiếu có thể chứa thông tin nhạy cảm cao. Trong số các chi phí có thể xác định được:
- Chi phí tìm kiếm: Vì tài sản cần được tận dụng nên chúng thường cần được vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau. Bất chấp ý định tốt nhất của người lao động, việc di chuyển tài sản thường không được ghi lại và thậm chí tài sản lớn có thể bị mất tích – đặc biệt là tài sản đã không được sử dụng trong một thời gian. Thời gian tìm kiếm những món đồ này có thể kéo dài và thường được thực hiện bởi những nhân viên được trả lương cao. Các y tá bệnh viện thường dành 20% thời gian để tìm kiếm các thiết bị cần thiết. Các kỹ sư sản xuất có thể dành hàng giờ để tìm một công cụ cụ thể.
- Chi phí Thay thế: Các tài sản không bao giờ được định vị cần phải được thay thế, thường có chi phí cao hơn do phí xử lý nhanh phát sinh. Các tài sản cũ phải được khấu hao toàn bộ theo các quy tắc của kế toán và các tài sản mới có được phải được định giá dựa trên các yêu cầu phân tích hợp lý.
- Tăng thời gian ngừng hoạt động: Như đã đề cập, các dây chuyền sản xuất tốn kém để vận hành. Máy móc có đang ở chế độ chờ sử dụng công cụ thích hợp không? Các chuyến hàng bị chậm do thiếu container vận chuyển? Điều quan trọng là phải tính toán tổng chi phí (tiền công, điện / nhiên liệu, v.v.) cho việc chờ đợi các hạng mục cần thiết. Những chi phí này có thể được giảm bớt với kiến thức chính xác về tình trạng vật liệu.
Với một số tài sản cố định có giá trị vượt quá 1.000 đô la, mất mát thất lạc thậm chí còn gây ra một vài chi phí khác. Để xác định xem đây có phải là vấn đề hay không, hãy đánh giá các tài sản 1) có giá trị nội tại cao, 2) có tỷ lệ hao hụt cao và 3) có ảnh hưởng lớn nhất đến chu kỳ sản xuất. Tổng hợp những điều này sẽ xác định tài sản nào có chi phí liên quan cao nhất.
Ví dụ 2: Một nhà sản xuất thường dành hàng giờ để tìm kiếm các công cụ có giá trị cao được chia sẻ giữa các bộ phận khác nhau.
| Hạng mục | Công thức | Giá trị |
| Tổng số tài sản | 5000 | |
| Chi phí nội tại trung bình | x | 1000 $ |
| Tổng giá trị tài sản | = | 500.000 $ |
| Số lượng tài sản bị mất vĩnh viễn / năm | 20 | |
| Số giờ công tìm kiếm / tuần | 20 | |
| Chi phí thay thế đồ bị mất | 20.000 $ / năm | |
| Chi phí quản lý / năm | ||
| + | 2000 $ |
| + | 5200 $ / năm |
| Chi phí phụ trợ / năm | ||
| + | 20.000 $ |
| + | 2.000 $ |
| Tổng chi phí | 49.200 $ |
Bây giờ, nếu lượt tìm kiếm và đồ bị mất giảm 80%, chúng ta sẽ nhận được…
| Hạng mục | Công thức | Giá trị |
| Tổng số tài sản | 5000 | |
| Chi phí nội tại trung bình | x | 1000 $ |
| Tổng giá trị tài sản | = | 5.000.000 $ |
| Số lượng tài sản bị mất vĩnh viễn / năm | 4 | |
| Số giờ công tìm kiếm / tuần | 4 | |
| Chi phí thay thế đồ bị mất | 4.000 $ / năm | |
| Chi phí quản lý / năm | ||
| + | 400 $ |
| + | 1040 $ / năm |
| Chi phí phụ trợ / năm | ||
| + | 2.000 $ |
| + | 800 $ |
| Tổng chi phí | 8.240 $ |
Trong ví dụ này, tiết kiệm hơn 40.000 đô la mỗi năm. Một lần nữa, mặc dù điều này không bao gồm chi phí hệ thống RFID, nhưng khoản tiết kiệm hàng năm được đề xuất dường như có liên quan.
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ CHO HỆ THỐNG RFID
Khi đã xác định được mức tiết kiệm chi phí, đã đến lúc tính toán chi phí của giải pháp đề xuất. Hệ thống RFID có thể khác nhau rất nhiều về cấu hình, nhưng tất cả đều bao gồm bốn thành phần chính: Thẻ, Phần cứng, Phần mềm và Dịch vụ.
Thẻ RFID
Thẻ và nhãn RFID có nhiều loại tùy thuộc vào hình dạng, kích thước và vật liệu xây dựng của chúng. Mặc dù vi mạch nội bộ có thể giống nhau, nhưng các chi phí khác nhau chủ yếu liên quan đến cách thẻ sẽ được dán vào các mục cần được theo dõi. Có hai cách phân loại chính của thẻ: nhãn bóc và nhãn dính, và thẻ bền.
Nhãn bóc và dán là lý tưởng cho các mặt hàng có bề mặt phẳng, sạch, phi kim loại. Hộp đựng đồ bằng bìa cứng và hộp đựng hồ sơ giấy là những ví dụ điển hình. Nhãn RFID là hình thức rẻ tiền nhất của thẻ RFID, với giá thường dưới một đô la. Chi phí sẽ khác nhau tùy theo kích thước và số lượng đặt hàng, nhưng ước tính giá từ $ 0,15 – $ 0,40 mỗi cái là khả thi ngay cả với số lượng khiêm tốn.
Thẻ bền được thiết kế để gắn cố định trên kim loại và trên các vật dụng cần bảo vệ chip (công cụ, thiết bị điện tử, xe cộ, nhiệt độ cao, v.v.). Do tính chất chuyên biệt của vật liệu đóng gói, các thẻ này đắt hơn. Dự kiến giá sẽ thay đổi trong khoảng từ 1 đô la đến 5 đô la cho mỗi thẻ. Và mặc dù thẻ $ 5,00 nghe có vẻ đắt, nhưng nếu nó đang theo dõi một mặt hàng $ 10.000 thì chi phí có thể dễ dàng hợp lý.
Phần cứng RFID
Có ba phần cứng chính cần xem xét tùy thuộc vào dự án:
Cơ cấu chính xác của các thiết bị này sẽ phụ thuộc vào ứng dụng cụ thể của bạn. Nếu bạn đang sử dụng các thẻ bền, có thể bạn sẽ không cần máy in vì các thẻ này được mã hóa trước hoặc được mã hóa thủ công. Các tem dán thường đi cùng với máy in, bạn phải trả từ 3.000 đến 5.000 đô la cho một thiết bị máy in cấp công nghiệp.
Đầu đọc RFID cố định được sử dụng để ghi lại các đối tượng được gắn thẻ đi ngang qua chúng và thường được sử dụng ở các ô cửa, trên đường băng tải hoặc tại các “điểm nghẹt” khác nơi vật liệu có xu hướng di chuyển. Đầu đọc điển hình có thể được gắn trên tường hoặc trần nhà và thường hỗ trợ 4-8 ăng-ten. Cổng thông tin đứng tự do kết hợp tất cả các yếu tố này thành một hộp duy nhất, thường có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc triển khai. Việc lắp đặt chúng đơn giản hơn nhiều do không có cáp ăng-ten và lắp đặt giá đỡ trong tường, v.v. Trong cả hai trường hợp, người ta cũng phải tính đến chi phí chạy cáp Ethernet đến vị trí đầu đọc (và cả nguồn điện nếu thiết bị không hỗ trợ Power Over Ethernet). Như đã nói, thông thường ước tính mỗi “điểm kiểm soát” có giá từ 2.000 đến 4.000 đô la.
Đầu đọc RFID cầm tay thường được phát triển như máy tính cầm tay hoàn chỉnh với bàn phím, màn hình, kết nối Wi-Fi và đầu đọc RFID tích hợp. Các yếu tố hình thức khác nhau tồn tại với chi phí dao động từ $ 2.500 – $ 5.000. Tuy nhiên, các thiết bị cầm tay “chỉ đầu đọc” mới hơn hiện đang xuất hiện không chứa màn hình hoặc bàn phím và sử dụng Bluetooth để kết nối với thiết bị chủ. Các thiết bị này có giá từ 1.000 USD đến 2.000 USD. Việc bạn chọn sẽ phụ thuộc vào ứng dụng của bạn, nhưng hãy đảm bảo bạn cũng tính đến bộ sạc và chi phí pin bổ sung.
Phần mềm RFID
Phương sai giá lớn nhất đi kèm với phần mềm RFID. Các giải pháp phần mềm dao động từ $ 5.000 đến $ 150.000 tùy thuộc vào chức năng và độ phức tạp của ứng dụng cũng như mức độ tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác của bạn. Mặc dù điều này có thể khiến việc tính toán ROI trở nên khó khăn mà không có được thông tin chính xác hơn, nhưng có một số nguyên tắc có thể được tuân theo.
Trước tiên, hãy xem xét phạm vi của hệ thống. Nếu hệ thống mới này được triển khai trên toàn Doanh nghiệp với nhiều điểm đọc và thành phần, thì chắc chắn nó sẽ yêu cầu một khoản đầu tư tiếp cận hoặc thậm chí vượt quá 100.000 đô la. Nhiều nhà cung cấp phần mềm yêu cầu giấy phép cho mọi đầu đọc cố định và di động trong hệ thống, vì vậy điều đó có thể cung cấp một số khía cạnh về quy mô. Giao tiếp với các hệ thống cũ (ERP, MES, WMS, v.v.) thường cũng mang lại một chi phí đáng kể.
Thứ hai, xác định xem nhu cầu là giải pháp điểm hay nền tảng. Nếu dự án nhỏ và giới hạn về phạm vi, thì một hệ thống cấp thấp hơn tập trung vào một nhiệm vụ đó có thể đủ. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các công ty có xu hướng phát triển việc sử dụng RFID và yêu cầu phần mềm RFID của họ phải phát triển cùng với nó. Điều này tạo nên một phương pháp dựa trên nền tảng nơi nhiều ứng dụng có thể hoạt động cùng nhau, thường chia sẻ cùng một cơ sở dữ liệu và phần mềm điều khiển. Một giải pháp nền tảng phần mềm duy nhất có thể thực hiện cả kiểm kê và theo dõi tài sản như mô tả ở trên. Trong một số trường hợp, logic nghiệp vụ mới có thể cần được tạo ra khi các yêu cầu thay đổi, nhưng cách tiếp cận dựa trên nền tảng cung cấp sự linh hoạt để thích ứng khi việc sử dụng ngày càng tăng.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải hiểu liệu phần mềm được đề cập có được xây dựng trước hay tùy chỉnh hay không. Phần mềm được xây dựng sẵn, không có sẵn, ban đầu thường ít tốn kém hơn nhưng có thể đắt hơn nếu và khi cần thay đổi. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp thậm chí có thể từ chối thực hiện các thay đổi hoặc tùy chỉnh có thể yêu cầu cài đặt hoàn toàn một gói khác cho các yêu cầu mới. Do đó, nỗ lực trùng lặp này có thể tạo ra nhiều chi phí và nguồn lực nội bộ hơn ảnh hưởng đến ROI. Một hệ thống được xây dựng trước cũng có thể yêu cầu bạn thay đổi quy trình của mình để hoạt động trong khuôn khổ của nó. Phần mềm được xây dựng tùy chỉnh có thể tốn kém từ trước, nhưng nó được thiết kế riêng theo yêu cầu của khách hàng và có thể ít tốn kém hơn để hoạt động trong thời gian dài. Gần đây, trong một hoặc hai năm qua, phần mềm là sự kết hợp của hai cách tiếp cận này đã trở nên phổ biến. Phần mềm này có thể được xây dựng trước 80%, với nhiều chức năng cốt lõi đã có sẵn. 20% cuối cùng sau đó được tùy chỉnh hoặc cá nhân hóa để đáp ứng các quy trình hiện tại của bạn và các yêu cầu cần thiết.
Các dịch vụ triển khai dự án RFID
Thành phần cuối cùng giải quyết các chi phí liên quan đến việc phát triển và cài đặt hệ thống RFID. Tất nhiên, các chi phí này sẽ khác nhau tùy theo mức độ phức tạp của hệ thống. Các chi phí cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc chúng được thực hiện trong nhà hay bởi Người tích hợp hệ thống. Các dịch vụ cụ thể mà bạn yêu cầu có thể bao gồm khảo sát địa điểm chính thức để đánh giá cơ sở và xác định vị trí thích hợp của đầu đọc, ăng-ten, v.v. Có thể cần các dịch vụ đánh giá thẻ để xác định thẻ lý tưởng và vị trí tốt nhất của nó trên các mặt hàng khác nhau. Có thể cần kỹ thuật lại quy trình để đảm bảo quy trình làm việc tối ưu cho hệ thống. Và các dịch vụ cài đặt để cài đặt và triển khai đúng các thành phần phần cứng và phần mềm cần thiết là một dịch vụ nhất định. Trong hầu hết các trường hợp, các khoản này được tính hàng ngày với mức từ 200 $ đến 300 $ mỗi ngày.
Các phí dịch vụ khác điển hình cho các dự án CNTT lớn cũng có thể phát sinh, chẳng hạn như quản lý thí điểm, thiết kế hệ thống, đào tạo hệ thống, quản lý dự án, bảo hành hệ thống, tư vấn và những thứ tương tự. Người ta cũng nên tính đến giờ công liên quan đến việc lập kế hoạch nhân viên nội bộ và cung cấp hệ thống.
XÁC ĐỊNH CÔNG THỨC TÍNH ROI PHÙ HỢP
Sau khi trang bị các chi phí có thể xảy ra, câu hỏi cuối cùng là xác định cách tính ROI thích hợp để sử dụng. Có hơn một chục công thức kế toán được sử dụng để định lượng lợi tức đầu tư nhất định và mỗi công thức có một giá trị riêng theo quan điểm của nó.
Chúng tôi đã thảo luận về các phép tính ROI khác nhau và cách chúng hoạt động tốt với công nghệ RFID. Kết luận của họ là Giá trị hiện tại ròng (NPV) là công thức tốt nhất để sử dụng, chính xác nhất.
NPV được định nghĩa là “sự chênh lệch giữa giá trị hiện tại của dòng tiền vào và giá trị hiện tại của dòng tiền ra. NPV được sử dụng trong lập ngân sách vốn để phân tích khả năng sinh lời của một khoản đầu tư hoặc dự án ”. Công thức là:
Trong đó:
- t là khoảng thời gian bạn muốn đánh giá (vòng đời của dự án)
- i là lãi suất có thể kiếm được khi đầu tư vào thị trường tài chính có rủi ro tương tự.)
- Rt là dòng tiền ròng, tức là dòng tiền vào – dòng tiền ra, tại thời điểm t
Tóm lại, đó là một phép tính mà bạn xác định xem lợi ích tài chính dự kiến có lớn hơn chi phí dự kiến hay không. Một kết quả tích cực là thuận lợi; kết quả tiêu cực là không. Việc xác định chi phí dự kiến khá đơn giản. Chúng bao gồm chi phí đã khấu hao của phần cứng và phần mềm cộng với chi phí lặp lại như thẻ, v.v. như được mô tả ở trên. Các lợi ích dự kiến bằng với chi phí tiết kiệm được nêu chi tiết trong các tính toán Trường hợp sử dụng trước đó – sự khác biệt giữa chi phí của ngày hôm nay và chi phí dự đoán trong tương lai.
Nếu chúng tôi sử dụng kịch bản theo dõi tài sản trong Ví dụ 2 ở trên làm nghiên cứu điển hình của mình, chúng tôi sẽ đưa ra các giả định sau:
- Chi phí của phần cứng, phần mềm và dịch vụ cần thiết là 50.000 $ và được khấu hao hoàn toàn đồng đều trong 5 năm (10.000 đô la / năm)
- Lãi suất thị trường dự kiến bình quân 10% trong vòng đời dự án 5 năm
Sau đó, phép tính sẽ là:
(Chi phí tiết kiệm hàng năm) – (Chi phí hệ thống RFID hàng năm) x 05 năm chia cho lãi suất
Áp dụng con số đã tính với dự án quản lý tài sản bằng RFID ở trên như sau:
Do đó, dự án này sẽ mang lại lợi ích dương cho công ty, tiết kiệm cho họ 19.223 $ trong 5 năm (giả sử lãi suất vẫn ở mức 10%). Khoản đầu tư này sau đó có thể được so sánh với các khoản đầu tư khác để xác định giá trị tương đối.
KẾT LUẬN
Việc tính toán giá trị của hệ thống RFID không khó miễn là có thể xác định được một cách rõ ràng và đúng đắn về các chi phí đối với quy trình vận hành hiện tại. Để đạt được điều này, khách hàng là người sử dụng, quản lý tại các nhà máy, đơn vị phải cởi mở và trung thực về chi phí thực sự hiện tại của họ và không làm quá giá trị của giải pháp RFID mới. Sau khi các chi phí hiện có được thiết lập và các khoản tiết kiệm chi phí được đề xuất có thể được ước tính, khi đó chúng ta có một công thức toán học đơn giản để xác định giá trị tổng thể của hệ thống và có cơ sở để tác động tích cực hoặc tiêu cực như thế nào đến hoạt động tổng thể tổ chức của mình.