Phân hệ quản lý hàng tồn kho
Đây là phân hệ cốt lõi của bất kỳ hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System – WMS) nào và là một phần không thể thiếu của quản lý chuỗi cung ứng. Phân hệ này hỗ trợ giám sát luồng hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho hàng và từ các cơ sở này đến điểm bán hàng. Một số tính năng thiết yếu mà phân hệ này phải có là:
- Theo dõi hàng hóa: Tính năng này cho phép người dùng theo dõi hàng hóa thời điểm hàng hóa vào kho và khi nó rời khỏi điểm bán lẻ. Nó cũng theo dõi các sản phẩm bị trả lại từ điểm bán lẻ đến kho tổng. Nhiều loại dữ liệu được sử dụng để theo dõi hàng hóa khi chúng di chuyển qua chuỗi cung ứng. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở mã vạch, số sê-ri và thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID).
- Giám sát tồn kho: Tính năng này rất cần thiết để các bên liên quan đánh giá chính xác khả năng đáp ứng của kho hàng với các nhu cầu về hàng hóa. Nó cung cấp thông tin chi tiết về việc bổ sung hàng dự trữ và cập nhật số lượng hàng trong kho, đồng thời cũng hỗ trợ tự động tạo các đơn đặt hàng mua hàng cho các mặt hàng còn ít. Một chức năng cốt lõi khác của tính năng này là khả năng cảnh báo các bên liên quan về tình trạng và số lượng hàng còn lại trong kho..
- Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho: Khi số lượng hàng tồn kho được tối ưu hóa, nó sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu tổn thất. Phân hệ này cho phép các nhà kho theo dõi chính xác các số liệu quan trọng của chuỗi cung ứng, chẳng hạn như đánh giá chính xác nhu cầu khách hàng tiềm năng, lượng hàng tồn kho, điểm sắp xếp lại và độ chính xác của dự báo.
Phân hệ nhận hàng
Lý tưởng nhất, phân hệ này cho phép nhận và đưa hàng vào trong kho một cách liền mạch. Phân hệ này có các tính năng chính như sau:
- Tạo đơn đặt hàng cho nhiều loại hàng hóa.
- Tạo nhãn và xác nhận cho hàng hóa đến.
- Lên lịch hẹn, để đảm bảo hàng hóa nhập sẽ được nhân viên kho nhận hàng khi hàng đến kho, tránh thời gian chờ đợi không cần thiết của người vận chuyển do nhân viên kho không có sẵn. Điều này sẽ đảm bảo duy trì mối quan hệ tích cực giữa nhà vận chuyển và kho hàng.
- Quản lý bãi, để giám sát vị trí của rơ moóc, container và trạng thái tải. Tính năng này rất cần thiết để duy trì các thông số thay đổi, chẳng hạn như công suất bến tàu và kho hàng.
Phân hệ xử lý đơn hàng
Việc xử lý và thực hiện đơn hàng có tác dụng khi hàng tồn kho đã được phân loại và sắp xếp trên các kệ trong kho. Việc thực hiện đơn hàng là một thành phần quan trọng của quá trình xử lý đơn hàng và các tổ chức chuỗi cung ứng cần có một hệ thống thực hiện đơn hàng hiệu quả, được triển khai tốt để nhận, xử lý và vận chuyển nhiều loại sản phẩm một cách hiệu quả. Phân hệ này có các tính năng chính như sau:
- Lập kế hoạch và định hình nhu cầu: Bằng cách dự báo chính xác nhu cầu về sản phẩm, chúng có thể được phân phối một cách hiệu quả và đáng tin cậy hơn.
- Lập kế hoạch hậu cần: Đây là điều cần thiết để kết nối chuỗi cung ứng hiệu quả. Lập kế hoạch hậu cần phù hợp là rất quan trọng để làm hài lòng và giữ chân khách hàng.
- Nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho tốn nhiều thời gian: Các nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho đi kèm với rất nhiều chi phí hoạt động. Tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Sắp xếp một cách hợp lý việc chọn và đóng gói đơn hàng: Khi các đơn hàng liên tục đến, việc nhanh chóng xử lý chúng là điều cần thiết.
- Theo dõi chính xác lô hàng: Theo dõi lô hàng mang lại sự an tâm cho cả công ty hậu cần và những khách hàng lo lắng khi theo dõi đơn đặt hàng của họ.
- Giảm sai sót trong việc vận chuyển đơn hàng: Điều này dẫn đến việc thực hiện đơn hàng một cách chính xác.
- Tiếp nhận đơn đặt hàng / giao hàng, để theo dõi các đơn đặt hàng khi chúng được đặt.
- Theo dõi nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
- Xử lý quá trình trả hàng
Phân hệ vận chuyển
Kỳ vọng chính từ phân hệ vận chuyển của WMS là sự tích hợp liền mạch của nó với hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) của chuỗi cung ứng. Sức mạnh tổng hợp này là điều cần thiết để phân phối một cách hiệu quả các đơn đặt hàng của khách hàng và hoạt động hậu cần ngược lại. Một số tính năng quan trọng mà phân hệ vận chuyển của WMS nên có là:
- Thông báo tình trạng lô hàng: Thông báo qua SMS và Email kịp thời được gửi ở mỗi giai đoạn của quy trình chuỗi cung ứng là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo sự hoàn hảo về hậu cần và sự hài lòng của khách hàng. Phân hệ vận chuyển phải hỗ trợ tích hợp với tất cả các phân hệ khác để luôn thông báo kịp cho các bên liên quan.
- Tạo và quản lý hóa đơn: Việc xử lý hóa đơn, bao gồm việc áp dụng các khoản phí khác nhau, chẳng hạn như VAT và các loại thuế áp dụng khác trên hóa đơn, là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn kinh tế của chuỗi cung ứng.
- Chọn hàng bằng giọng nói: Chọn hàng bằng giọng nói, thường được gọi là vận hành kho định hướng bằng giọng nói (Voice-Directed Warehousing – VDW), đề cập đến việc sử dụng phần mềm định hướng bằng giọng nói và nhận dạng giọng nói trong các kho hàng và trung tâm phân phối. Nó cung cấp độ chính xác của đơn đặt hàng lên đến 99,99%, cải thiện 20% năng suất và loại bỏ nhu cầu kiểm tra kỹ lưỡng của người giám sát. Chọn hàng bằng giọng nói giúp đạt được các hoạt động kho hàng tinh gọn.
Lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng WMS phù hợp
Khi nói đến việc lựa chọn phần mềm WMS phù hợp, người ta phải đánh giá nhiều yếu tố. Các giải pháp ERP rất tốn kém, phức tạp để triển khai và khó bảo trì. Phần mềm WMS có sẵn sẽ chung chung về các tính năng mà chúng cung cấp và không thể tùy chỉnh. Một giải pháp thay thế là phát triển phần mềm WMS bằng cách thuê các nhà phát triển phần mềm thực hiện công việc. Phương án này tuy tốn nhiều thời gian hơn, nhưng đổi lại phần mềm sẽ đáp ứng được các yêu cầu đặc thù về quy trình, nghiệp vụ của từng đơn vị.